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Zoho CRM事例:マイクロソフト アクセスからZoho CRMに移行、リマインダー機能をフル活用して業務を効率化

今回ご紹介するのは、たんぱく質研究関連のコンサルティング会社の事例です。この会社では、当初、マイクロソフト アクセスを利用して見込み客の情報を管理していましたが、Zoho CRMに移行しました。その理由や移行の効果について、同社のPhilippe Bogard氏が述べています。

■見込み客情報をアクセスで管理、しかし、アクセス方法が限られてしまう…
Bogard氏がビジネスを始めた当初、同社の主な顧客は2社のみでした。当時は、CRMのソリューションを利用しなくてもそれらの情報を管理するのは簡単でした。しかし、展示会などに出席して見込み客の情報を集め始めると、顧客リストが1,000件以上に増加し、問題が起きてきました。

Bogard氏は、新しく得た見込み客の情報をマイクロソフト アクセスのデータベースで管理しようとしました。しかし、この方法では、情報が1つのコンピューターに固定されてしまっていました。物理的にそのコンピューターにアクセスできないと、情報をまったく参照・更新できませんでした。

■マイクロソフト CRMの導入を検討、しかし、コストがかかりすぎる…
そこで、Bogard氏は、クラウドで利用できるCRMの導入を考えました。まず、マイクロソフト CRMを利用し始めました。Bogard氏の顧客との関係で利用した経験があったため、自社で導入する際にも慣れていました。

しかし、移行時に問題が発生しました。連絡先の情報をマイクロソフト アクセスからマイクロソフト CRMにデータを移行しようとしたのですが、スムーズにいきませんでした。Bogard氏は技術にそこまで詳しくなかったため、マイクロソフトに問い合わせましたが、インポートには1,500ドルかかると言われました。

また、マイクロソフト CRMの管理にかかるコストも高すぎると感じていました。Bogard氏の顧客で、マイクロソフト CRMを利用していた会社には5人の営業マンしかいませんでしたが、CRMの管理を専任で行う人を雇う必要がありました。

Bogard氏は、きちんと設定すればマイクロソフト CRMは使いやすいと考えていますが、それには、適切に設定作業を行う必要があります。Bogard氏は、これらの管理作業を行うために、時間、お金、労力がかなりかかるということを顧客から聞いていました。

■マイクロソフト アクセスからZoho CRMにスムーズに移行
そこで、Bogard氏は、もっと手頃な価格で利用できるサービスを探しました。インターネットでCRMソリューションを検索していると、Zohoが見つかりました。

マイクロソフト CRMの時とは異なり、マイクロソフト アクセスのデータベースからZoho CRMに7,000件の連絡先の情報をたった2時間で移行できました。技術に詳しくなくても簡単に使えるため、Bogard氏はZoho CRMの導入を決断しました。なお、Bogard氏は、この時は無料プランを利用していたため、1度のインポート件数に制限があり、時間がかかりましたが、有料プランに契約していればもっと早く処理を完了できただろうと述べています。

■リマインダー機能をフル活用し、タスクの抜け漏れを無くし、業務を効率化
毎日のルーチンワークの管理にCRMを役立てており、かなり作業が効率化したと考えています。マイクロソフト アクセスを利用していた頃と異なり、ビジネスの状況をより把握できるようになりました。

Bogard氏は次のように述べています。
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「顧客に連絡した後、数カ月以内に顧客に電話するといったことを簡単に忘れてしまいます。CRMがあれば、リマインドしてくれるので忘れることはありません。」

Bogard氏は、もしCRMを利用していなければ、連絡先の情報やステータスを管理する作業に毎日2時間は無駄に費やしていたと考えています。Bogard氏にとってリマインダー機能は非常に重要な役割を果たしています。

Bogard氏は次のようにも述べています。

「自分のために考えてくれるシステムを持つことは素晴らしい」

Zoho CRMを利用すると、顧客から受信したメールは自動的にアーカイブされ、どういうやりとりをしたかを後から確認できます。その他、ある組織を訪問する時にその組織に関連する商談を一通り確認できます。Bogard氏は、こうした機能を活用して顧客とやりとりした通話やメールをすべて記録し、必要に応じて情報にアクセスし、効率的・効果的に見込み客をフォローアップしています。

■Proteomics Consult社について
Proteomics Consult社は、Philippe Bogard氏が2004年から運営しているコンサルティング会社です。Proteomics(プロテオミクス)とは、プロテオームと呼ばれるたんぱく質に関する研究の総称です。遺伝子があなたの体の設計図だとすると、たんぱく質はその設計図に沿って移動します。

■関連情報  
なお、このブログは、英語版の Zoho Blogs を翻訳・加筆・修正したものです。 
元の記事:  Do you adopt CRM or does CRM adopt you?

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