このシリーズでは、営業フォローに役立つZoho CRMの操作をお伝えしていきます。前回は、電話フォロー時に役立つ通話の記録についてお伝えしました。 今回は、営業対応の中でメールを送信する際に役立つ操作をご紹介します。 ■この記事を読むとわかること
- テンプレートを活用してメール作成の手間を削減する方法
■この記事の読了時間（目安）
- 4分
■メールのフォローも大事、でも結構時間がかかる… 営業対応の中でメールを使う機会は少なくないのではないでしょうか？その中で、同じような内容のメールを送ることが多い場合、何度も同じ内容のメールを書くのは面倒ですし手間もかかります… コピペをして作るとしても、宛名が違ったり、ちょっと内容を書き換えたりする必要があったりと、細かな手間がかかったりします。 ■テンプレートを活用してメール作成の手間を削減 そこで、今回ご紹介するテンプレート機能を使うと、メール作成の手間をグッと削減できます。実際の利用イメージはこんな感じです。 
テンプレートを選択すると、その内容がメールの作成画面に差し込まれます。本文の内容だけでなく、件名、差出人、返信先等も設定可能です。 
なお、テンプレートの文中をよく見て頂くと、以下のような変数が入っています。
- ${Leads.Company}
これは何かと言いますと、差し込み用のタグです。例えば、上記のタグは、会社名と置き換えられます。 その他にも、CRMに入っている様々な項目のデータを差し込むことが可能です。 また、テンプレートの内容そのままで送るだけでなく、必要に応じて相手にあわせた内容に修正したり、追記したりすることが可能です。 基本の文面だけ用意しておいて、個別の内容を適宜追加してから送るような運用も可能です。 送信すると、あたかも1対1で送ったかのように、相手の名前を差し込んだ内容が届きます。 
なお、メール自体はCRM内の顧客の詳細画面から作成・送信できます。作成時には、顧客のメールアドレスは自動で宛先に挿入されます。 こうしたところでも手間は少しずつ削減できますが、このテンプレート機能を使えばさらに効率的にメールによる営業対応を進めることが可能です。 ぜひご活用ください！ ■具体的な設定手順
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