ノマドワーキングに役立つZoho

先日刊行された佐々木俊尚さんの「仕事するのにオフィスはいらない」という本にZohoが紹介されていました。

「クラウドには、文書を管理してくれるサービスがいくつも登場しています。代表的なのはグーグルドキュメントとゾーホーライター(ZOHOWriter)です。」(p189)

グーグルドキュメントは、特に使いやすいサービスとして紹介されていますが、Zohoもクラウドの代表的な文書サービスとして挙げていただいて大変うれしいです!

ところで、こちらの本の副題は「ノマドワーキングのすすめ」となっています。このコンセプトはZohoが提唱するワークオンライン(Work.Online)というコンセプトと相通じるものがあります。本書の中では、ノマドの特徴として下記のような点が挙げられています。

  1. 自宅にいようがカフェにいようが、あるいは公園のベンチであっても、どこでも仕事ができる
  2. 自分から望んで仲間や友人、家族、同僚たち、そして仕事ともしっかりつながっている
  3. アテンションをコントロールする
  4. 情報を自由自在にコントロール

このうち、特に1つ目の点に関してZohoが役立ちます。Zohoには、メール、文書、表計算シート、プレゼンテーション、Wikiなどの基本的なオフィスツールから、プロジェクト管理、営業データ管理などの業務に応じたサービスまで揃っています。このため、Zohoを使えば、オンラインでほとんどの業務を完結できます。

これはZohoに限らない話ですが、クラウドサービスを使っていると、どこからでも仕事ができます。私自身もヘビーZohoユーザですが、出張時などは人のPCを借りて仕事をしたりしています(もちろん、顧客関連の重要情報は社内のファイルサーバにおいてありますが、ほとんどの業務はクラウド上で完結できます)。

本書の中で下記のような例が紹介されているのと同じように、まさに「どこでもオフィス」です。

「ヨセミテのワークスタイルはとてもノマド的です。
 たとえば「どこでもオフィス」。ヨセミテでは、スタッフ一人ひとりが最も生産的に活動できる環境を目指していて、このため全員でひとつの部屋に集合して仕事をすることには重きを置いていません。同じ場所で仕事をし続けていると、思考もだんだん画一的になってしまいますし、そもそもブロードバンドやクラウドが普及してどこでも仕事ができる環境が整っている時代に、同僚と顔を合わせるためだけに一か所に集まっているのはあまり意味がありません。目的はスタッフ一人ひとりのパフォーマンスの最大化なわけですから、それぞれがパフォーマンスを発揮できる場所や時間で仕事をすればよいわけです。
 ヨセミテではこのため「どこでもオフィス」という制度を設けて、水曜日は会社に出社しなくてもどこでも仕事をしていい日としています。」(p129)

なお、ノマドワークスタイルを取り入れる際に注意すべき点として次の3つの点が挙げられています。

  • アテンションのコントロール
  • 情報のコントロール
  • 仲間とのコラボレーションのコントロール

このうち、特に仲間とのコラボレーションのコントロールとZohoの関連について注目してみたいと思います。本書の中では下記のように述べられています。

「ノマドでは同僚や取引先、顧客は必ずしも同じ場所を共有しているとは限りません。そこでクラウドなどのITツールを駆使して、遠隔地にいる仲間や顧客ともスムーズにやりとりできるようなコラボレーション能力が必要となってきます。」(p58)

ここでZohoの出番です!例えばこんなことができます…

  • Zoho Writer/Sheet/Showで文書/表計算シート/プレゼンテーションを共同編集
  • Zoho Wikiで情報共有
  • Zoho Docsでファイル共有
  • Zoho Discussionsで議論やお知らせ
  • Zoho Chatですぐに連絡
  • Zoho Projectsのプロジェクトチャットで「非同期」チャット
  • Zoho Meetingでデスクトップ画面共有

特にチャットはコミュニケーションが劇的にやりやすくなりますのでおススメです。Zoho Mailなどにチャット画面が組み込まれていますので、メールをチェックしながら気になった時にすぐに連絡がとれます。

このチャットは相手とすぐにやりとりすることを意識した「同期」チャットですが、Zoho Projectsのプロジェクトチャットは「非同期」に利用することもできます(本書の中ではスカイプの履歴機能が紹介されています)。

Zoho Projectsのチャット画面にはメンバーが入力したコメントがタイムラインで表示されますので、必ずしも同じ時間にやりとりする必要はありません。あるメンバーは朝コメントを残し、別のメンバーがそれを見て夜コメントを残して議論を続けていくといったことが可能です。

その他、ドキュメントの共同編集など、コラボレーションに役立つ機能がたくさんあります。ぜひZohoを使いこなして、「どこでもオフィス」や「ノマドワーキング」を実現してください!

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