個人事業主がZoho Projectsを選ぶ7つの理由

先日、

Business Insider

のサイトで、

「クラウドにおける生産性の7つの鍵(Seven Keys To Productivity In The Human Cloud)」

(英語)という記事が投稿されました。この記事では、自宅を主な仕事場とし、複数のプロジェクトで複数のクライアントと仕事を進めるような個人事業主に向けた生産性向上のポイントが紹介されています。






7つのポイントは次のとおりです。

  1. 関係者全員がドキュメントや成果物を簡単にレビューできるようにする
  2. すべてのツールを1つにまとめる
  3. プロジェクト関連のすべての情報を集約する
  4. クライアントが必要な情報を自分で見つけられるようにする
  5. 柔軟な仕事環境をサポートする
  6. 請求処理を効率化する


  7. 自分のブランドをクラウド上で表示する


この記事で紹介されているポイントは、クラウドサービスを活用してより良い成果を出そうとしている事業主に特に参考になるものです。それでは実際にどうやってこれらのポイントを実現すれば良いのでしょうか?ここで、

クラウド型のプロジェクト管理サービスであるZoho Projects

の出番です



記事で紹介されているそれぞれのポイントについて、Zoho Projectsがどのように役立つか紹介していきましょう。

1. 関係者全員がドキュメントや成果物を簡単にレビューできるようにする


それぞれのプロジェクトメンバーは、表計算シートや動画などのファイルを簡単に追加・共有できます。また、バージョン管理も可能です。

まず、1つ目のポイントです。Zoho Projectsは、クラウド型のサービスであるため、いつでもどこからでもアクセスでき、仮想的な会議室として利用できます。
Zoho Projectsにサインインし、プロジェクト関連のドキュメントやモックアップを確認し、コメントを付けたり、フォーラムで議論したりすることが可能です。


2. すべてのツールを1つにまとめる
2つ目のポイントでは、プロジェクトに関する情報をスムーズに参照できるようなプロジェクト管理のサービスを利用することが提案されています。例えば、ドキュメント共有とプロジェクトの管理にそれぞれ別のサービスを利用するのではなく、統合された形で利用するのが望ましいとされています。
Zoho Projectsでは、タスク管理、ドキュメント管理、課題管理、作業時間管理、ガントチャート、Wiki、掲示板などのツールが1つにまとまっています。また、Zoho DocsやGoogle ドキュメントからファイルをアップロードでき、わざわざ別のサービスを開く必要がありません。
さらに、ZohoアカウントはGoogle Appsとも連携しており、Google AppsにサインインしていればそのままZohoにもサインインできます。その他、Google カレンダーでプロジェクトの予定を確認したり、Gmailでプロジェクト関連の情報を確認したりできます。


3. プロジェクト関連のすべての情報を集約する
3つ目のポイントでは、プロジェクトメンバーと議論した内容、共有したドキュメントや割り当てたタスクなどのすべての情報を1カ所に集約することが強調されています。また、メールによるやりとりもサポートしているようなツールを利用することがすすめられています。
Zoho Projectsでは、プロジェクト関連の情報をプロジェクトのポータルに集約できます。メールから、タスクやフォーラム投稿、ドキュメント、コメントの追加を行うことが可能です。


4. クライアントが必要な情報を自分で見つけられるようにする


4つ目のポイントでは、クライアントからの質問に都度応えるのではなく、先回りして、クライアントが自分で必要な情報を見つけられるようにすることの重要性が述べられています。Zoho Projectsを利用すると、プロジェクトのダッシュボードを利用して、タスクの進捗状況や最近のプロジェクト関連の活動を一目で把握できます。
クライアントはダッシュボードを見れば、進捗状況を自分で確認できます。さらに、ガントチャートで視覚的に把握することも可能です。

その他、Wikiを利用して、よく聞かれるような情報や、重要な情報をまとめておくことで、クライアントが自分で情報を見つけ出せるようにできます。

また、クライアントは自分でプロジェクトのポータルからドキュメントをダウンロードできます。最新のドキュメントを送ってください、以前のバージョンのドキュメントを送ってくださいといった要望にも毎回対応する必要はなくなります。

5. 柔軟な仕事環境をサポートする
5つ目のポイントでは、さまざまなメンバーによるチーム編成や仕事環境をサポートできるような柔軟なツールを利用することの重要性が述べられています。例えば、プロジェクトのメンバーのツールへの招待やアクセス権限の設定、作業時間や経費の記録が簡単に行えることが重要です。
Zoho Projectsはこれらの機能を備えています。ユーザーの招待は簡単で、アクセス権限も管理者用の権限、一般メンバー用の権限、クライアント用の権限などを設定できます。メンバーが入れ替わったりしてもすぐに対応できます。



6. 請求処理を効率化する


6つ目のポイントでは、プロジェクトに関する請求処理を楽にできるようなツールを利用することが述べられています。プロジェクトの完了後、請求処理が必要です。これは重要な作業ですが面倒な作業です


プロジェクトが終わった後は、次のプロジェクトに頭がいっぱいで、請求処理になかなか手が回らない…なんてこともないでしょうか?
Zoho Projectsを利用すると、プロジェクト関連の情報から請求処理を簡単に行えます。プロジェクトに作業時間を記録でき、そのデータを元に、タスクや人員単位で請求書を作成することが可能です。また、各タスクにかける作業時間が、請求対象に含むかどうかも設定できます。


7. 自分のブランドをクラウド上で表示する
7つ目のポイントでは、利用するツールの画面のロゴや色がカスタマイズできることの重要性について述べられています。プロジェクトで利用するツールが、自分とまったく関係のないものだと、クライアントに不信感や抵抗感を持たれるかもしれません。
Zoho Projectsでは、表示するロゴやタブ、背景色などをカスタマイズできます。また、タイムゾーンや利用言語も選択できます。プロジェクトに合った設定を行うことで、クライアントも安心して利用できます。

7つのポイントについては以上です。いかがでしたか?
Zoho Projectsを活用すれば、これらの7つのポイントをすべて実現できます


実際にZoho Projectsを活用しているRaphe Patmoreさんの声をご紹介しましょう。
私のクライアントはZohoを使ったことがありませんでした。私がZohoでプロジェクトを作成し、クライアントに共有したところ、クライアントがZohoを見て次のように述べていました。
「このプロジェクトはうまくいくことがすぐに分かったよ」
Zoho Projectsは1プロジェクトまで無料で利用できます。
ぜひご利用ください!







■関連情報  



なお、このブログは、英語版の 



Zoho Blogs 


を翻訳・加筆・修正したものです。 


元の記事:  

7 Reasons For Self-Employed Professionals To Choose Zoho Projects







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