iPhoneとツイッターとZohoで(?)会社は儲かる(その1) – チャットによるコミュニケーション


なさん、「iPhoneとツイッターで会社は儲かる」 は読まれましたでしょうか?まだの方は一読をおススメします。この本では、iPhoneとツイッター
を全社導入したEC studioさんが、自らの経験を踏まえてクラウドサービスのメリット・デメリット、活用方法について書かれています。


個人的には、iPhone全社導入がうらやましくてしょうがないのですが、それはさて置き、クラウドサービスの1つであるZohoに関しても参考になるポイントがたくさんありました。そこで、この本で紹介されているポイントと関係するZohoの活用法をご紹介したいと思います。


ず、今回は、コミュニケーションに応じたツールの使い分けについてです。仕事のコミュニケーションに関してですが、基本はメールで連絡し、緊急な場合だけ
電話するというケースも多いのではないでしょうか。しかし、メールのコミュニケーションがメインだと、意思疎通がうまくできなかったり、時間がかかったり
とコミュニケーションのコストが大きくかかる場合があります。

そこで、場面に応じたコミュニケーションのツールを使えば、無駄な手間や時間を避けられます。この本や「Twitterを全社導入して気づいたこと」 の記事では、コミュニケーションに応じたツールの使い分けの紹介がされています。具体的には、次のような使い分けです。
  • 重要×緊急 → 直接話す、電話
  • 共有すべきコミュニケーション → スカイプグループチャット
  • 議事録や日報など目を通しておけば良い内容 → メール
  • その他の内容 → ツイッター
EC Studioさんでは、重要度、緊急度が増すほど生の声によるコミュニケーションになるようにしているそうです。電話とメールだけ、あるいは、メール偏重のやり方に比べ、コミュニケーションの費用対効果が高くなると思います。

ここで、Zohoを使うと、さらに細かな場面に応じたコミュニケーションがとれます。使えるツールはチャットです。上記の例のように、グループチャットは複数のメンバーで共有すべきコミュニケーションの場面で役立ちます。Zohoでは、グループチャットも可能ですが、1対1のチャットも便利です。Zohoのチャットはいくつかバリエーションがありますが、よく使われるのは次のようなものです。



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対1のチャットが役立つのは、具体的には、急ぎでないけどメールよりは早く聞きたい、確実な返信は不要だけど相手が暇なら聞きたい、細かくやりとりをしな
がら話をしたいなどといった場面です。
電話するほどでもないけど、メールでやりとりするのも面倒だなーといった場合に、メールと電話の間のコミュニケーション手段として役立ちます。また、緊急ではないけど重要なので、相互にコミュニケーションをとりながら確認しておきたい場合にも役立ちます。

チャットは、次のような点が便利です。
  1. 相手がオンラインかどうか確認できる
  2. すぐにやりとりできる
  3. 目でコミュニケーションの内容を確認できる
  4. 履歴が残る
  5. 気楽に始められる
具体的には、相手がオンラインかどうか確認してから連絡をとれますので、電話と違って相手の応答の予測がつきます。オンラインで返信がなくても、メッセージが残るため、後から返信が来るので安心です。相手の都合がつく場合はすぐに返信をもらえます。電話のように相手がいなかったら何度もかけなおす必要がありません。メールの場合は何往復もすると面倒ですが、チャットの場合だとスピーディーに話を進められます。

また、やりとりした内容はテキストの形で残りますので、目で確認しながら話を進められます電話の場合、聞きもらすことがありますが、チャットであれば情報をもれなく確認できます。社内がどんなにうるさくても確実にやりとりできます(うるさいのは当社のインド開発センターの場合ですが、、、)。その他、英語での電話などの場合だと相手の言葉を聞き取れなかったりしますが、チャットだと文字で相手の言葉を読めるので、むしろ電話より効率的にやりとりできます。また、履歴も残るので後からでもやりとりの内容を確認できます。

最後に、チャットは、相手の名前を検索してクリックするだけで始められるのでメールより手間がかかりません。宛名や署名を書いて型をつくる必要もなく、「いる?」「hello」「ヘイ」などと簡単に始められます。また、連絡を受ける方も、何かの作業中であればそれを終わらせてから返信するなど、都合に合わせて返信できます。引っ込み思案の方でも気軽にコミュニケーションをとれます(当社で実証済み!

このように便利なチャットですが、Zoho社内でもチャットは大活躍しています。特に力を発揮するのは次の2つの機能です。
  1. メール+チャット
  2. プロジェクトチャット
1. メール+チャット
Zoho Mail の画面にチャットが組み込まれており、
メールを確認しながらチャットができます。メールを読んで気になってちょっと確認したいけど、電話するまででもないことなどは、チャットボックスを開いてさっと聞けます。相手の返信を待っている間にほかのメールをチェックしておいたりなど、隙間時間も有効に活用できます。メールを開く場面は少なくありませんので、この機能は頻繁に使用します。



2. プロジェクトチャット
この機能は、プロジェクト管理サービスZoho Projects に組み込まれている機能です。プロジェクトのメンバーとチャットができ、クライアントも含めて複数のメンバーでコミュニケーションをとれます。最も便利な点は、場所に関係なく非同期で議論できることです。プロジェクトのメンバーが実際に同じ場所に集まって議論しなくても意見を交換できます。

また、あるメンバーがオンラインのときに気になったことを投稿しておいて、後で別のメンバーが返信といったこともできるので、必ずしも同じ時間にいなくてもやりとりできます。これにより、働く時間帯が異なるメンバー間でも意見交換できます。自分がいない間に交わされた議論も確認できるので、議論のやりとりが分からなくなることもありません。


チャット機能をうまく使うと、コミュニケーションの使い分けの幅を広げられます

  • 重要×緊急な内容 → 直接話す、電話
  • 電話するほど緊急ではないが細かく確認しておきたい内容 → 1対1のチャット(これはZohoに限りません
  • 共有すべき内容(同期) → グループチャット
  • 共有すべき内容(非同期) → プロジェクトチャット
  • 議事録や日報など目を通しておけば良い内容 → メール
  • その他の内容 → ツイッター

このように、チャット機能を活用すると、より効率的、効果的にコミュニケーションをとれます。クラウド時代のコミュニケーションの1つのツール、便利なチャットをぜひ使ってみてください!

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