Zoho CRM事例:起業前に顧客管理システムを整備、週末起業にピッタリの顧客管理システム

今回は、イタリアで貸別荘を開業する予定でその準備を進めているBernd Ruetzel氏の事例です。

Ruetzel氏は、現在、会社勤めをしながら貸別荘の開業の準備を進めています。現在は、貸別荘にする予定の建物のリフォームの許可を待っている状態です。並行して、Webページの作成や見込み客の開拓をすでに開始しており、その中でZoho CRMを利用しています。

Ruetzel氏は、Zoho CRMの無料プランをうまく活用しています 事業開始までの準備期間は無料プランでできる範囲のカスタマイズを行い、事業を開始したら有料プランに切り替えて請求書などの有料機能を利用する予定です。

それでは詳細をみていきましょう。

■会社全体のCRMシステムとは別に、部署用のCRMシステムを検索
Ruetzel氏が現在勤めている会社は非常に大きな会社です。この会社の部署で利用するためのCRMを探している際に、Zoho CRMのことを見つけました。

会社全体では、CRMシステムがすでに導入されていますが、会社全体のシステムであるため制約が多く、部署の細かなニーズにあわせてカスタマイズすることができないため、小規模に使える部署用のCRMシステムを探していました。

■カスタマイズしやすいZoho CRMは自分の事業にピッタリ
セールスフォースなど他のCRM製品もたくさん比較してみた結果、どのCRMシステムも本質は同じであることが分かりました。逆に、異なっているのは、ビジネスに合わせてカスタマイズしやすいかどうかという点でした。

会社での利用に関しては、多数の関係者がいるため現在まだ議論が続いていますが、Ruetzel氏はZoho CRMを試してみて、とてもカスタマイズしやすく自分が新しく始める事業にはピッタリのCRMシステムだと感じ、導入を決めました。

■事業内容にあわせてカスタマイズし、一連の営業プロセスを管理
Ruetzel氏は、今年の初め頃から顧客情報の収集とZoho CRMのカスタマイズを始めました。カスタマイズは、1週間、毎日1時間くらい夜に作業を行い、完了しました。具体的には、商談管理を予約管理に変更するなど、事業内容にあわせてカスタマイズしました。

また、別荘の貸し出しのプロセス全体をシステムに反映させています。例えば、あるお客さんが予約する場合、予約の受け付け、請求書の送付、前払い金の支払いの依頼、フォローアップして残額の支払いの依頼、貸し出し対応、貸し出し後のご意見・ご要望の確認といったステップで一連のプロセスが完了します。

このようなプロセスを踏まえ、CRMシステムの中にどのようなステップが必要か、どのような項目が必要かを整理し、それにあわせてカスタマイズを行いました。

■見込み客の開拓を開始し、Zoho CRMで管理
見込み客の情報は、最初は紹介によって得ていきました。得た情報を元にZoho CRM上で顧客や見込み客のデータベースを作成しました。データベースには、子供がいるかどうかなどといった情報も登録しています。

これは、子供がいる場合、学校が休暇の時だけしか予約できないためです。例えば、ドイツでは地域によって学校休暇の時期が異なります。子供がいる見込み客に住所を尋ねると、いつ頃休暇をとるかが分かります。それに合わせたプランを提示できるようにしています。

■他のユーザーへのアドバイス
Ruetzel氏は、CRMシステムを使い始めるにあたって、すぐに使い始めるよりは、そのシステムで何をしたいかを考えた方が良いと述べています。見込み客の情報を獲得し、提案し、支払いを受け取り、フォローアップしていくといった一連のプロセスを理解し、システムに反映させていくことが重要だと考えています。

この事例のインタビューの音声はこちらです。

いかがでしたでしょうか?Zoho CRMの無料プランをうまく活用して、費用をかけずに事業開始前から顧客管理システムの整備を進めているので、今後事業が展開して行っても顧客データの管理はスムーズに行えそうですね 週末起業にピッタリの顧客管理システムではないでしょうか。

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なお、このブログは、英語版の Zoho Blogs を翻訳・加筆・修正したものです。 
元の記事:  Begin customer relations before your business is up and running

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