メールにうんざり!効率を上げたいあなたに贈る、撃退すべき8つの習慣



他の生産性向上ツールと同じく、メールも使い方が重要です。メールを適切に使えば、生産性を向上させることができますが、使い方次第ではメールそのもののせいで生産性が低下することもあります。

次のいずれか(あるいは全部!



)が当てはまるあなた、ご注意ください!







1. 受信トレイの未読メールを0にすることを目標にしている


まず、意外と気づきにくいことですが、送信メールが多くなるほど受信メールは増えます。むやみやたらに全部のメールに目を通してすぐに返信せず、重要で緊急なメールにだけ返信しましょう。残りは、未読のままにして、フラグやラベルで印だけつけておき、後で一括で対応すれば十分です。常に未読メールを0にする必要はありません。







2. メールはリアルタイムのコミュニケーションツールだと勘違いしている




メールのやりとりはリアルタイムではありません。すぐに返信が必要なものでもありません。必要な時は(本当に必要な時だけ!)、チャットや電話をしましょう。可能であれば、フェイス・トゥ・フェイスで会話した方がもっと良い場合もあります。








3. すべてのメールをフォルダーに分類している





「メールをフォルダに分類すると生産性が低下する」

という研究結果をご存知でしょうか?



メールをフォルダーに移動させるのに時間を使っていませんか?その場合、他の重要なタスクに使える時間を無駄にしている可能性があります。どうしても分類が必要な場合、フィルターを使って自動で分類するようにして、残りは受信トレイに放っておくようにしましょう。







4. フォルダーごとにメールを検索している




これまでに受信したメールの中から、特定のメールを探し出す必要がある時、どうしていますか?フォルダーごとに検索していないでしょうか?その場合、条件を指定して全フォルダーを一括で検索できるようなツールを使いましょう。検索時間を短縮できるだけでなく、フォルダー依存症を治すこともできます。








5. すべてのメールで「全員に返信」している




「全員に返信」を選ぶ前に、送信先の全員にそのメールを送る必要があるかどうかをもう一度確認しましょう。その必要がないなら、必要な人にだけ送りましょう。そうすれば、自分を含めてみんなの時間を節約できます。








6. メールで議論している




メールは、何かを議論するのに最適なツールではありません。意見交換、質問、アイデア募集、意思決定などを行うには、掲示板(フォーラム)やチャットの方が適しており、生産性も上がります(※1)。








7. オフィスのPCの前でのみメールを見ている




メールをモバイル機器でも見れないと、メールをチェックするためだけにオフィスに戻る必要があります。メールをモバイルからでもチェックできるようにしましょう。


メールをモバイルでチェックすると、気ぜわしいかもしれませんが、生産性を上げるための必要悪です。移動中や予定のすき間時間にメールをチェックできれば、PCの前で対応する必要は少なくなり、生産性が上がります。なお、モバイルですべてのメールを読んだり返信したりしないようにしましょう。





8. 人と会ったり打ち合わせをしている間にメールをチェックしている




これは何が何でも止めましょう。失礼ですし、相手と重要な会話をする機会を失うことになります。結果として、生産性に悪影響を与えます(※2)。







他にもメール対応の生産性を落とすような習慣がありましたら、コメントやツイッターFacebookなどでぜひお知らせください。
また、使いやすく高機能なクラウド型メールサービス「Zoho メール」もぜひご利用ください!(もちろんモバイルでも利用できます



※1



なお、メールの効率が悪い理由について詳しくは、シゴタノ!の下記の記事が参考になります




ChatWorkのここが便利! 4つのポイント(セミナー動画とスライド全公開)


上記でも紹介されている

チャットワーク

はメールの効率を上げるためにも役立つのでお勧めです。


また、掲示板(フォーラム)については、

Zoho ディスカッション

がお勧めです(

Zohoのフォーラム

でも利用しています)。







※2



会議や打ち合わせ自体の意味が薄く、時には不要な場合もありますが、その場合はそもそもの会議自体の必要性を見直しましょう。以下のシリーズ記事が参考になります。




脱会議 最もシンプルな競争戦略







なお、このブログは、英語版の 



Zoho Blogs 


を翻訳・加筆・修正したものです。 


元の記事:  

Email isn’t a productivity killer unless…






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