Zoho CRM事例:エクセル管理からCRMに移行し、管理作業の手間を半減!



CRMを利用したことがあったとしても、導入がスムーズにいくとは限りません。今回ご紹介する

Thirsty Swagman社

のKenneth Hart氏の事例では、試行錯誤を重ねながら自社のニーズに合うCRMを導入していった過程が紹介されています。











最初はエクセルと簡単なWebフォームからスタート




Hart氏がThirsty Swagman社を設立した当初は、簡単なWebサイトとWebフォームしかなく、顧客がフォームに記入した情報をメールで受け取っていました。また、CRMのパッケージを買う余裕はないと考え、エクセルを使っており、フォームから送信された情報をエクセルのシートに情報をコピーしていました。












1,000件を超えるころから問題が発生…データがごちゃごちゃに…




顧客数が1,000件程度まではこの方法でも問題ありませんでしたが、徐々に問題が起こるようになってきました。Hart氏は、次のように述べています。

 

「顧客情報がごちゃごちゃになってきました」


セルや行が整理できておらず、顧客の住所を管理できなくなったりしていました。











見込み客のデータも活用できず




問題はこれだけではありませんでした。実は、Hart氏はACTやMicrosoft CRMなどのCRMソフトを使ったことがあり、こうしたツールを使えば見込み客の情報を管理でき、見込み客に対してメッセージを送ったりできることは分かっていました。しかし、エクセルではそうしたことはできませんでした。このため、連絡先の情報は生かされていませんでした。












まずセールスフォースを試すも複雑&高価




6カ月間はエクセルで連絡先を管理していましたが、その後、セールスフォースを試してみることにしました。Hart氏は、以前勤めていた会社でセールスフォースを使ったことがあり、どういうことができるかよく知っていました。







ただ、予算に限りがあったため、Groupエディションという基本的なバージョンを選びました。しかし、残念なことに、GroupエディションではHart氏のニーズを満たすことはできませんでした。BtoB向けで、連絡先を必ず会社に関連付ける必要があるため、個人の連絡先を管理できる方法がありませんでした。連絡先のデータを登録するためにダミーの取引先のデータを作ったりなど、回避策を試してみましたが、Hart氏のBtoCのビジネスではうまくいきませんでした。







Hart氏は、次のように述べています。

 

「連絡先の数が3,000件を超える
と、管理するのがとても大変になってきました」


 



セールスフォースにはBtoC向けのバージョンもあることが分かっていましたが、Hart氏の事業で利用するには複雑すぎ、また、高価すぎました。












同じような状況にある人向けのソリューションを探し、Zoho CRMを発見




Hart氏は、自社の予算でまかなえるBtoCのCRMソリューションを必要としていました。そこで、同じような状況にある人を探し、たくさんの小規模企業がZoho CRMを利用していることが分かりました。また、いくつかの企業では、セールスフォースを使い始めた後にZohoに切り替えていることがわかりました。







Zohoについて良い評判を聞いたことや、コストがセールスフォースよりかからないこと(Hart氏の場合4分の1になりました)からユーザー登録をして試用してみました。今では気に入っています。Zohoへの移行は簡単で、セールスフォースからZohoへの移行には8時間しかかかりませんでした。












Zoho CRMの導入により管理作業の手間を半減




Zoho CRMを導入してから、管理作業の手間を50パーセント削減できました。また、Web-to-見込み客の機能を利用して、WebフォームからZoho CRMにデータを自動で取り込むようにするなど、他の機能も活用し始めたことでさらに手間を削減できています。また、Hart氏は、Zoho CRMのBotoBの機能をBtoC向けの見込み客の管理に利用しています。












旅行代理店と顧客との関連付けも簡単




また、複数の顧客に関連する旅行代理店とやりとりをする際、その旅行代理店に顧客を関連づけて管理しています。顧客が同社から旅行を予約する場合、どの代理店にどれだけの仲介手数料を払わなければならないか把握できます。












他のユーザーへのアドバイス





クラウドベースのアプリケーションを選ぶ


表計算シートを使うと、コピー&ペーストを何回も難解も行わなければならず、間違いの元となりえるので、使わないようにしましょう。また、表計算シートでは過去にどういうやりとりをしたか履歴を確認できません。複数のメンバーが同時にアクセスできるようなクラウドのアプリケーションが良いでしょう。








シンプルにする




CRMのソフトウェアではどれでもたくさんカスタマイズできます。それが多すぎると、管理する手間がかかりすぎてしまいます。使っていない項目など必要ないものは省きましょう。







Hart氏は次のように述べています。



 


「使う時間は少なくなり、もっと成果が出るようになるでしょう。」





Thirsty Swagman社について




Thirsty Swagman社は、Kenneth Hart氏が設立した、パブやバーなど、ナイトライフのスポットに特化した国際ツアーを提供する旅行会社です。Hart氏は、「つまらないバックパッキングや観光ではありません」と述べています。





参考情報

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