顧客情報・営業資料をひとまとめにしよう！-Zoho CRMを使って「一人で始める顧客管理」シリーズ その1-

■今回のトピック

今回のトピックは、顧客情報・営業資料をひとまとめにしよう！です。

関連するZoho CRMの機能： 「連絡先」タブ

■今回解決するお悩みは・・・

顧客情報や顧客に関連する営業情報が見つからない！簡単に探せない！

といったイライラを経験したことはないでしょうか？

具体的には次のような状況です。

• あの顧客の連絡先情報ってどこに書いてあったっけなー？
• この顧客とこれまでどういうやりとりしてたっけ？
• あれ、前に送ったあの提案資料ってどこにあったかなー？

顧客情報や顧客に関連する営業情報の場所がすぐに分からなかったり、

バラバラに保存されていると、探すのが大変です。

この悩みを解決できれば、ストレスと手間をかなり減らせるのではないでしょうか？

■解決するには・・・

それでは、どのように解決すれば良いでしょうか。

1つの解決策としては、顧客情報や関連情報をひとまとめにして

簡単に参照、検索できるようにするという方法があります。

顧客・営業情報は


通常さまざまな方法で


管理されています。

具体的には次のような方法です。

• 名刺
• 手帳
  
• メール
• ファイル（エクセルなど）
• 顧客管理システム

なお、顧客管理システムをすでに使っていて満足されている方は、

残念ながら今回はあまりお役に立てないかもしれません

ほかの手段を使っていて、大変さを感じている方はぜひ読み進めてください

さて、手段の話に戻ると、アナログ・デジタル入り混じっています。

これらのうち、手帳などのアナログな手段に一元化しようとすると、

メールやファイルなどの電子的データを管理できません。

メールに一元化しようとすると、過去のデータの参照に時間がかかることが多く、

また、特定のデータを探し出すのが大変です。

エクセルは結構万能ですので、連絡先や商談情報などはエクセルで管理されている方も多いと思います。

便利なツールですが、検索がちょっとやりづらいです。

また、メールのやりとりを保存するのはちょっと手間です（できなくはないですが・・・）。

ここで、Zoho CRMのようなサービスを使えばよりスマートに情報を管理できます

■Zoho CRMを使うと・・・

Zoho CRMを使うと、これらの状況をどう改善できるのでしょうか。

Zoho CRMの連絡先ページでは次のような情報を管理できます。

• 登録した連絡先の基本情報（氏名、メールアドレス、住所その他）
• 連絡先に関連する商談情報
• 連絡先とやりとりしたメール（メール機能はオプションで有料です）
• 連絡先に関連するメモやタスク、打ち合わせの予定
• 連絡先宛の見積書/請求書

※その他、連絡先の登録項目は自由にカスタマイズでき、必要に応じて項目を追加できます。

具体的には、ある顧客の連絡先のページを開くと、ページの下部に次のように項目が表示されます。

これらの情報は、特定の連絡先を選択するとその連絡先の詳細の画面で一覧で表示されます。

つまり、ある顧客に関連する情報を探す際に、ここを見るだけで済みます。

手帳をぱらぱらめくったり、メールを検索したり、ファイルを探したりとさまざまな場所をみる必要がありません。

情報を探す時間を大幅に短縮し、本来必要な営業活動に時間を割くことができます。

イメージとしては、次のように変わります

[導入前]

この顧客の情報は、と・・・

えーっと、メールアドレスは、名刺入れ、名刺入れはどこやったかなー・・・あ、手帳の方かー。

商談の情報はエクセルだよな。宮崎さんだから、「宮崎」で検索。

あー宮崎さんいっぱいおるなー。うーん、次へ、次へ、と。お、これだなー。

あー、そうかそうか。前に提案資料送ってたんだった。

えーと、あのファイルはどこのフォルダーに入れてたっけな。メールの添付ファイルで探すか。

メールを開いて、と。検索、検索。うーん、どれだっけ。あー、こういうやりとりだったかー。じゃあこのへんだなー。

ふう、一通り状況を思い出したなー。

よし、次は・・・

[導入後]

この顧客の情報は、と・・・

Zoho CRMで「宮崎」を検索！宮崎さんは5人登録されとるなー。お、この人だな。

（該当の顧客のページを開いてスクロール）

ふむふむ、こういう商談が動いていて、こういう資料を送ってあるんだなー。メールのやりとりはこんな感じか。

よし、次は・・・

といった感じで、顧客情報をサッと把握してすぐに次のアクションに移れます。

探したい情報が見つからなくてイライラすることも少なくなります！

今回のトピックは、Zoho CRMに限ったことではなく、

顧客情報管理の機能を持つシステム・サービスであれば当てはまります。

各サービスを比べてみて、使いやすいものや気に入ったものを導入してぜひ効率化してください！

もちろん、当社としてはZoho CRMをおススメしています

ちなみに他のサービスと比べた場合のZoho CRMのメリットは・・・

といった感じです。このあたりのポイントを重視される方はZoho CRMをお試しください。