メールをテンプレートでらくらく送信！-Zoho CRMを使って「一人で始める顧客管理」シリーズその2-

■今回のトピック

今回のトピックは、メールをテンプレートでらくらく送信！です。

関連するZoho CRMの機能：　メールテンプレート

■今回解決するお悩みは・・・

顧客からの問い合わせへの返信や商談関連の連絡など

同じようなメールを書く場面は多いのではないでしょうか？

メールの内容を毎回手入力していたら時間と手間がかかって大変です。

また、テンプレートがあっても、それをコピペしたり編集したりするのは意外と手間なものです

次のような状況を経験したことはないでしょうか？

うーん、同じような内容のメールを何回も書いてて手間だなー
前送った同じようなメールを参照して書きたいけど、そのメールを探してくるのに時間がかかるなー
内容は同じでも、宛名が違うからそこを手入力するのが面倒だなー（よだきいなー）

■解決するには・・・

解決する方法の1つは、メールのテンプレート集を用意することです。

テンプレートを用意しておけば、内容をコピペするだけでかんたんにメールが作れます

。

すでに実践されている方も多いかもしれませんね。

ただ、テンプレート集にもいくつか課題があります。

テンプレートからメーラーにコピペする手間がかかる（内容と件名をそれぞれコピペする必要がある）
本文はコピペで楽に書けるけど、顧客に応じた情報（会社名や氏名など）を手入力で入れる必要がある
ファイルを添付する際は毎回追加する必要がある

テンプレートの宛名や本文の情報を自動で入れてくれたら便利だと思いませんか？

メールのテンプレート集が顧客情報の管理システムと結びついていたら、楽ですよね？

さあZoho CRMの出番です

■Zoho CRMを使うと・・・

Zoho CRMのメールテンプレート機能を使ってメールを送信

する場合の手順は次のとおりです。

Zoho CRMの該当の連絡先のページを開く
「メール送信」をクリック
メールテンプレートを選択

→件名と本文が自動で入力されます

→顧客の会社名や氏名などの連絡先ごとのデータは変数で表示され

　　送信時に実際の値と置き換えられます

→添付ファイルがテンプレートに設定されている場合、自動で添付されます
（必要に応じて）本文の編集
メールの送信

このような感じで、テンプレートを選択するだけですぐにメールを送れます。

送信先ごとに修正が必要な場合、必要に応じて追加・修正するだけです。

テンプレートには顧客の会社名や氏名、

自社名や自分の氏名、電話番号などさまざまな変数を利用できます。

宛名や会社名などを送信時に自動的に置き換えることが可能です。

例：

メールテンプレート

実際に送られるメール

メールテンプレートは一人でも作れます。

会社で利用しているものがあればそれを登録しておくのも便利でしょう。