一人ワークフローでタスク管理を自動化!-Zoho CRMを使って「一人で始める顧客管理」シリーズ その4-

■今回のトピック
今回のトピックは、一人ワークフローでタスク管理を自動化!です。
関連するZoho CRMの機能:「活動」タブ、タスク機能

■今回解決するお悩みは・・・
皆さんはどのようにタスクを管理していますか?

業種や職種によってタスクの内容も異なり、管理方法も様々だと思いますが、
営業活動の場合、商談ごとのサイクルの中で
同じようなタスクを繰り返し発生するケースが多いのではないでしょうか。

例えば、見込み客へのフォローメールは
同じようなメールを1人1人の顧客に対して送る必要があります。
1通1通のメール送信をタスクとして登録すると、数が多くなって大変です。
(もちろん、メールのテンプレートで効率化はできますが

また、提案資料の作成や見積書の送付などのタスクは、
見込み客のフォローのようにまとめて処理することが難しいです。
商談ごとの状況に応じてタスクを登録/更新する必要があります。

これではタスク管理ばかりに時間がとられて、
肝心のタスクの処理が進みません!

■解決するには・・・
こうした状況を解決するには、タスク管理の手間をできるだけ省く必要があります。
タスクの登録やステータスの更新を自動化するのが1つの手です。

ある条件が発生した場合にタスクを自動で登録/更新できるようにすれば
いちいち自分でタスクの管理情報を処理する必要がありません。
登録されたタスクを見て、そのタスクを処理していく作業に集中できます

ここで、Zoho CRMのワークフロー機能が役立ちます。

■Zoho CRMを使うと・・・
Zoho CRMのワークフロー機能を使うと、
特定の条件に応じてタスクを自動的に登録/更新できます。

また、タスクだけでなく、通知も登録できます。
これでタスク忘れを防げます

具体的には、次のような場面で役立ちます。

  • リードが登録されたらフォローメール送信のタスクを登録
  • 商談が見積書送付のステップまで進んだら見積書作成のタスクを登録
  • 商談が完了したら完了レポートの作成のタスクを登録
  • [おまけ]商談成立時にチームに自動でメール送信→やる気が出ます!

その他、タスクや通知メールを設定する条件は
細かくカスタマイズできます。

実行するタイミングの選択

抽出条件の設定

 
上記は、見込み客のが登録された時に
メールのデータが入っており、かつ、メール拒否のチェックが入っていない見込み客を抽出しています。

このような形で自分の営業活動関連のタスク管理の手間を大幅に削減できます!
ぜひお試しください!

■Zoho CRMサービスサイト
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