請求書発行にかかる時間を30分から5分に短縮:「Zoho Invoice」導入事例


請求処理に時間や手間をとられていませんか?そんなあなたにオススメの情報です。



クラウド型請求管理サービス「Zoho Invoice」

を利用すると、請求処理を効率化できます。







実際にどのようなメリットがあるのか、利用事例をご紹介しましょう。



今回は、Webデザインとアプリ開発の会社である

M2i3社

の事例です。













エクセルとワードで請求書を作るのは限界!



M2i3社では、


長年にわたって、


エクセルとワードを使って手動で請求書を作っていました。請求額や税金などのデータをすべて手で計算していました。また、税金の計算は煩雑で、


非常に時間がかかっていました。


同社のパートナーのJean-Marc Legace氏は次のように述べています。

請求処理は苦痛でした。エクセルとワードを使っていましたが、請求処理を終えるのにいつまでもかかるような気がしていました。


これらの問題を解決したのがZoho Invoiceです















Zoho Invoiceで請求処理がグッと楽に!


3年前、M2i3社はZoho Invoiceの無料版を利用し始めました。無料版を利用できたため、リスクをかけずにサービスについて調べることができました。使ってみて、Zoho Invoiceはとても使いやすいことが分かりました。






導入後、それまで手動で行っていた税金の計算をZoho Invoiceのシステムで行えるようになりました。







Legace氏は次のように述べています。

今は請求処理は数分で終えられます。請求書の用意に時間を使うのは好きではありません。好きな人はいないでしょう。Zoho Invoiceの導入で請求処理が楽になりました。 





請求処理を自動化




ほとんどの顧客に対して、M2i3社は請求書を2、3通送付していました。1つはプロジェクトの開始前、1つはプロジェクトの完了後です。その他、時々プロジェクトの途中でも1通送ることがありました。同社は、Zoho Invoiceの周期請求機能を利用してこれらの処理を効率化しています。


周期請求の機能は素晴らしいです。請求書作成の通知を毎月受け取れ、内容を確認してボタンを押すだけで電子ファイルで請求書を送れます。または、郵送機能(



)で印刷された請求書を顧客に発送することも可能です。封筒を用意したり、切手を貼ったりする必要はありません。Zoho Invoiceがすべてやってくれます。





支払いの確認もらくらく




顧客からの支払いに関しては、Zoho Invoiceのフォローアップ機能が役立ちます。支払いの期日を設定でき、それに応じた支払いのリマインダーを送付可能です。また、


遅延損害金も設定でき、金額を自動で計算できます。

Zoho Invoiceを利用すると、遅延損害金の計算も自動化でき、請求処理が楽になりました。もし私達が、手動で遅延損害金を計算して作ったワードのファイルの請求書を顧客に送付していたら、例え顧客が遅延損害金の支払いに契約で同意していたとしても、内容に疑問を持たれていたでしょう。しかし、Zoho Invoiceで自動で計算することで、顧客の疑問も解消できました。






Google Appsとの連携機能もフル活用




M2i3社は、

Zoho InvoiceとGoogle Appsの連携機能

も利用して請求処理をさらに効率化しています。連携機能を利用すると、Google ドキュメントと同じメニューからZoho Invoiceにアクセスできます。また、Googleにサインインしていれば、Zoho Invoiceにサインインする必要は無く、そのままアクセスできます。その他、Googleの連絡先のデータをZoho Invoiceに取り込むことができ、二重登録の手間を省けます。








Zoho Invoiceの導入効果




M2i3社は、Zoho Invoiceにより、請求処理にかかる時間を削減できました。手動で請求書を用意すると1通当たり30分程度時間がかかっていましたが、Zoho Invoiceを利用することによって1通当たり5分に短縮できました。周期請求による請求書の場合、さらに短く、2分で発行できるようになりました。さらに、税金の計算にかかる手間や時間も削減できました。



昔は、すべての税金を手で計算していて、いつ作業が終わるか分かりませんでした。Zoho Invoiceの導入後は、レポートを2つ確認するだけです。とても便利で、かなり時間を節約できています。









M2i3社について





M2i3社

は、カナダのケベック州、ラ・プレーリーにあるWebデザインとアプリケーション開発の会社です。2003年に設立され、Eコマースや、コンテンツ管理、顧客管理などのアプリケーションを開発してきました。PHPやRuby on Rails、Python、Perlなどのプログラミング言語やアジャイル開発に強みを持っています。












郵送機能は現在アメリカからの発送です。



Zoho Invoiceは見積書・請求書の発行数が月に5通までなら無料で利用できます。ぜひお試しください!






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