結婚式への道 with Zoho vol.4-1

vol4-1.Projects で全体管理

【あれもこれも一元管理したい。-結婚式プロジェクトの開始-】

続きです。

 なんにも考えずにPlanner でタスク管理を始めて一カ月ほど経った頃。
今度は、「タスクに関連する情報が覚えきれない」という問題が発生しました。

全てのタスクがすぐに終わるわけではありません。

例えば、席次表。

とりあえず作成

出欠のお返事をもらって修正

プロに見てもらって修正

変更があれば随時修正

最終決定・印刷お願い

などなど、作業に段階があります。


「始めたけれど終わっていないこの状態を記録しておきたい」
「タスクに関連するメモを付けたい」
「いつまでにどれを終わらせるか、打ち合わせの日時の把握など、スケジュール管理がしたい」

こういうとき、Planner では足りませんでした。

そこでついに目を付けたのが、プロジェクト管理のZoho Projects です。
・・でも正直に言って、個人利用でProjectsを始めるのは
ちょっとよだきい(めんどくさい)、ような気がする。
私生活までプロジェクトを開始するなんて、そんな大義な!

合理的な理由もなく、こういう気持ちになるのは、
私がよだきんぼ(めんどくさがり)だからですかね。

わけもなくよだきがっているうちに、問題がもう一つ浮上しました。

先ほど例に挙げた席次表、MS Excelで作成されていました。
「Zoho社員なのに、なぜZoho Sheet を使わないんだーー」
という、皆様の突っ込みが目に浮かぶようです。

言い訳開始

式場の方が席次表用のフォーマットを用意してくださいました。
それがMS Excel。

これは式場のプランナーさん、印刷会社さんたちと共有するものですが、
当然皆様Zohoアカウントを持ってらっしゃいません。
Zohoを知らない、お仕事で忙しい方、クラウドサービスを普段利用されているか分からない方。
One of 沢山のお客さんである自分達のためだけに
Zohoを使いはじめてほしいって、、言えませんでした(爆)。


言い訳終了

・・ということでExcel管理していたのですが、これがもう。

私も新郎も適当な人種なのですが、
プライベートとなるとさらに適当さに歯止めがききません。

  • お互い好きなときに更新&ローカル保存するから、最新版がどれか一つのPCにしか入っていない
  • そのままお互いに更新してしまい、後から再編集しなきゃならなくなる
  • ノートPCとデスクトップで共有するのに、いちいちメール送信

この上なく面倒です。

普段は主にZohoで事足りていたので、
最新版はいつもサーバー上、それをそのまま同時編集&共有ということが
当たり前になっていました。
ファイルを何度も修正、メールで都度共有するということが、
こんなにマメさを要求されるものだとは。
もうこれはドキュメント管理をするしかない(最初からしてください)。
ドキュメント管理のDocs か、プロジェクト管理のProjects か。
他の問題も考えると、やっぱりProjects だろうなあ。

そんなわけで
使わない面倒>使いはじめる面倒
が成立したので、ついに結婚式プロジェクトを開始することにしました。

・・・言い訳になっていない言い訳を無駄にしたせいか、
長くなったのでその4-2に続く。

おまけ。
披露宴帰りの皆様へ、写真とZOHOペンご自由にお取りください☆の図。

ちなみにこのZOHOペン、
スピーチをお願いした社長から直々に、スピーチ中にいただきました。笑 

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