結婚式への道 with Zoho vol.4-2

vol.4-2.Projectsで全体管理
【タスク、スケジュール、ドキュメントを一括管理。-結婚式プロジェクトの活用-】
こんにちは、一丸です。
続きです。
結婚式プロジェクトの開始を決意したので、
久しぶりに自分のポータルを開いてみました。
というのも、普段業務で利用するのはチームのポータルばかりです。
新人研修のときに使っていたプロジェクトが残っていたので、アーカイブ。
私のアカウントは無料版=1プロジェクトまでなのです。
社員なのでアップグレードすればいいだけなんですが、
個人的には1プロジェクトあれば十分。
使わなくなったらアーカイブして
新しいプロジェクトを作成するだけです(営業妨害でしょうか。。笑)☆
ちなみに業務利用しているポータルのアカウントは、
容量やプロジェクト数が必要なので、
ちゃんとアップグレードしてあります。
メンバー追加。とりあえず新郎追加です。
…この顔写真は一体。

マイルストーン、タスクを登録。

カテゴライズできるのが良いです。
終わったらチェックを入れます。
完了したタスクが増えていくと、達成感。

メンバー割り当て&メールで通知できます。
新郎頑張れ!というときもこうやって、勝手に追加。
締め切りも登録。
途中でメモを追加。覚えておけないので、助かりました。
何を買ったとか、いくらしたとか。
かなりお世話になったのが、ドキュメント管理。
席次表やBGMリストは、変更するたびに最新版をアップロードしておきます。
これでどれが最新?どのPCに入ってるんだっけ?
という混乱を防げます。
打ち合わせの予定は、「ミーティング」として管理しました。
カレンダー表示ができます。
最初は全部「ミーティング」と表示されるので、
どうしてくれようかと思いましたが、
クリックすると詳細が出ます。

上記機能を活用する反省点としては、
時刻を日本にしていなかったので、
リマインダーが送られてきた頃には
終わってたりしました。。笑
正直面倒で、、実は最後までそのままにしちゃってましたが(爆)
時刻は合わせた方が良いですねー(当たり前だ!)

一方、実際問題使わなかった機能もいくつかあります。

たとえばチャット。
メンバーが社内の2人だと、Projects画面を開かなくても
常に開いているMail画面からチャットした方が早かったですね。
プロジェクトに関係ない会話もありましたし。
しかし大人数だったり、プロジェクト関連のチャット内容を記録しておきたい場合には有効かな?と思います。
Wikiも使いませんでしたねえ。
これももう少し長いプロジェクトだったり、
ためておきたい知識がある場合には便利なんです。
フォーラムも。
これも2人しかいない&相手が新郎だと、
直接議論した方が早かったですね。
2人で掲示板で喧嘩なんてまどろっこしくて。。笑
チームで利用するときは、一番よく使う機能なのですが。
なんだかんだありつつも、
プロジェクトの開始を散々よだきがっていましたが、
使い始めるととっても便利でした(社員が今更言うなって感じもしますが。。笑)。
一番助かったのは、
とりあえずなんでもかんでもここを見ればOK♪
という安心感でしょうか。
☆「 結婚式プロジェクト」のZoho活用例☆
Projects・・ 作業項目のリスト化、締め切り管理、リマインダー設定、作業終了登録、
リストの共有 、作業の割り当て、メモ、スケジュール管理、ドキュメント管理。
おまけ。

 

ウェルカムボード(等身大!けんさんホントにありがとー←私信)
寄せ書きしてもらったら

顔にZOHOって落書きされてました。

・・Zohoの中の人冥利につきます。

気が向いたらvol.5に続く。
(結婚式の準備のこと、徐々に忘れつつあるから、早く完結しなきゃ。笑)

それでは皆様、良い週末を。

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