エクセル見積書・請求書の限界とZoho Invoice


先日もご紹介した

「中小企業のためのクラウドコンピューティング活用法「クラウドな日々」」

のブログで、

「なぜ、エクセルで見積書や請求書を作成・管理すると失敗するのか?」

という記事が投稿されていました。こちらもとても参考になる内容ですので興味がある方はぜひご参照ください!







記事では、エクセルによる見積書や請求書の作成・管理が失敗する理由について、次の3つの点が挙げられています。


  1. 書類の統一、統合的な管理が出来ない

  2. 自動化が出来ない

  3. 他のシステムとの連携が出来ない


これらの点について、なぜ問題となるかが詳細に説明されており、



解決策の1つとして

Zoho Invoice

があげられています。


そこで、今回の記事では、Zoho Invoiceのどの機能が



これらの問題の解決に役立つかをご紹介したいと思います。







1. 書類の統一、統合的な管理が出来ない




この問題に対しては、Zoho Invoiceのテンプレート機能が役立ちます。テンプレートを

一度作成してしまえば、後は必要なデータを入力すれば、そのテンプレートを元にした見積書・請求書を簡単に作成できます。データの入力時に書式を編集する必要はありません。

これにより、データの入力と書式の編集を分けることができ、書式を統一できます。また、入力項目も統一でき、担当者によって入れる項目がバラバラになることもありません









2. 自動化が出来ない




この点に関しては、周期請求機能が役立ちます。Zoho Invoiceでは、

毎月、毎年など、周期的に請求書を発送するような場合の処理を自動化できます。


顧客にいきなり送るのではなく、一度下書きを作成して自分に通知し、内容を確認してから顧客に送るといった運用も可能です。



また、PayPalなどのオンライン決済のシステムとも連携していて、支払いデータの登録も自動化できます。これらの手間を省き、業務効率をかなりアップさせることができます

















3. 他のシステムとの連携が出来ない




Zoho Invoiceのデータは、csvなどの汎用的な形式でデータをダウンロードできます。また、APIを利用でき、顧客や見積書・請求書のデータの追加・更新・削除などの操作が一通り可能です。顧客管理や会計などに別のシステムを使っている場合、APIを通じてシステムを連携させられます









これらの点は、エクセルやワードではなかなか対応が難しいですが、


Zoho Invoiceを利用すれば解決しやすくなります




もちろん、良いことばかりではなく、記事の中では課題もあげられています。


もともと英語圏のクラウドサービスなので、一部、見積りのテンプレートが日本の表記に馴染んでいないものであったりするところや、日本独特の見積書に社印や担当者印を電子印鑑で捺印、PDFで出力出来ないなどのところはあります。




これらの点はご指摘いただいたとおりですが、改善できるように努めています。ユーザーの方の声をもとにして、要望が多い点についてはできるだけ反映させられるように調整していきます。


また、機能の追加や改善までの間に利用できる回避策についての情報は随時提供していきます!


例:

Zoho Invoiceの請求書に印影を挿入する方法








最後に、次の文章を引用して締めくくりたいと思います。


つまり、Zohoのクラウドサービスの良い点は、このような見積書・請求書を発行、管理するという単一の機能だけでなく、企業の業務プロセス全体をクラウドサービスだけでなく、他社のサービスを含めた連携までもカバーし、企業全体の業務処理や意思伝達の仕組みをクラウドをサービスで包括的に支援するという哲学のようなものを感じる点だと思っています。




仰るとおりです!Zohoでは、「ワークオンライン」(Work.Online)というコンセプトを掲げており、業務をすべてクラウド上で完結させることができるようなサービスの提供を目指しています(詳細については下記のページもご参照ください)。




Zoho事業のミッションについて








請求管理を含む、ビジネス上のさまざまな業務を統合的に効率よく処理できるようなサービスを目指していきます!

まずはZoho Invoiceを使って請求管理の業務を効率化してみてください!










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