案件管理とは

案件管理とは、業務におけるさまざまな案件を効果的に計画、実行するため全容を把握し処理する
ことです。特に、ビジネスにおける案件管理とは、営業活動において、取引先の情報や営業活動の
進捗を可視化し、適切な対応を取っていくことです。

CRMで案件管理するメリット

  • 案件の進捗を一元管理
  • アップセルやクロスセルの機会創出
  • 成約する可能性が高い案件を抽出
  • 営業プロセスの構築
  • 案件全体の状況を可視化
  • 営業パイプラインの作成

案件管理の目的

顧客との関係構築

案件管理の目的の一つは、顧客と良い関係を築くことです。案件管理ができていないと、商談でどのような内容を話したか他社と混同してしまったり、提案や見積もりがどの段階まで進んでいるか分からなくなったりと、顧客に不信感を抱かせることにつながります。案件情報は営業活動の基盤なのです。

営業活動の分析

案件管理のもう一つの目的は、営業活動を分析し改善に活かすことです。成約する案件に一定の傾向があると分かれば、同じ条件がそろった場合の訪問を優先することができますし、スタープレイヤーの対応を可視化することで全営業担当者が参考とすることもできます。

案件管理に必要な項目

案件管理に必要な項目は取引先情報、案件情報、フォローアップ情報、添付ファイルです。

取引先情報

取引先名、住所、電話番号、取引先の担当者名、役職、メールアドレスなど、取引先および取引先担当者の基本的な情報を登録します。

案件情報

案件名、開始日、完了予定日、案件のステージ(精査、見積書送付済み、受注など)、売上見込み金額、案件の角度など、商談に関する情報を登録します。

フォローアップ情報

次回のアクションや連絡予定日など、フォローアップの内容や結果に関する情報を登録します。

添付ファイル

提案書や提出した見積書・請求書、契約書など、案件の関連資料を管理します。

CRMの案件管理が実現できること

CRM(顧客管理)ツールは、案件管理に必要な項目を顧客情報にひも付けて管理できます。案件の情報をエクセル(Excel)やスプレッドシートで管理すると、人的ミスやデータの不整合が発生するだけでなく、集計・分析に膨大な時間を要するケースもあります。CRMツールが案件管理で実現できることは以下の6点です。

案件の進捗を
一元管理

CRMツールを使用することで、営業部門は全担当者の全案件の進捗状況を一元管理できます。タスク、予定、商談履歴などの情報が1箇所に集約され、進行中の案件を完全に追跡できます。これにより、案件のステータスや次のステップが明確になり、担当者個人はもちろん、部門全体の効率も向上します。

成約する可能性が高い案件を抽出

CRMツールは、過去成約したデータや顧客の行動履歴を基に、成約確率の高い案件を特定することができます。データを根拠にしながら顧客の優先順位を判断できるようになるため、営業担当者は時間とリソースを最適化し、より成果をもたらす営業活動に集中できます。

案件全体の状況を
可視化

CRMツールは、ダッシュボードやレポートを通じて案件全体の状況をグラフや表で分かりやすく視覚化します。設定も、表計算ソフトよりも直感的です。営業担当者はもちろん、管理職も含めて、リアルタイムのデータに基づいて売上予測やパフォーマンス分析を行い、戦略的な意思決定を行うことができます。

アップセルや
クロスセルの機会創出

CRMツールは、既存顧客の情報や購買履歴を追跡し、アップセル(単価向上)やクロスセル(抱き合わせ)の機会を特定します。営業担当者が商談回数を多くしたり同業他社を分析しないと特定できないようなことをCRMがツール内の情報を基に判断するため、営業担当者は機会を見逃しません。

営業プロセスの
構築

CRMツールは、案件管理の流れを基に、営業プロセスの自動化や標準化をサポートします。タスクやスケジュールの管理、フォローアップや顧客対応の追跡など、営業プロセスの型ができれば、新入社員がスタープレーヤーと同じ動きを早く再現できるようになる後押しになります。

営業パイプライン
の作成

CRMツールを使用することで、案件がどのように成約にたどり着くか、という営業パイプライン(流れ)を効果的に作成・管理できます。CRMツールが営業プロセスに沿って、顧客の各ステージごとにタスクや活動を設定し、営業担当者が案件を追跡・管理していくのを伴走してくれます。

案件管理に役立つZoho CRM の機能

Zoho CRM は顧客情報を基盤に、案件管理をはじめとした営業活動を後押しする機能が豊富なCRM(顧客管理)/SFA(営業支援)ツールです。直感的なデザインと手頃な料金プランであることなどから、SaaSツールの口コミサイトBOXIL SaaSセクションSFA(営業支援システム)部門において1位を獲得しています。世界では25万社が導入しています。案件管理に役立つZoho CRM の機能は次の通りです。

Zoho CRM の全ての機能について詳細はこちら

案件の進捗を一目で把握

案件の進捗と関連するデータを1つの画面で見ることができれば、
案件の状況を即座に把握することが可能です。
Zoho CRM の高度なフィルターとソート機能を活用すれば、
条件に合う案件をすばやく発見し、迅速な対応を取ることができます。
クロージング間近の案件や対応が急務な案件を把握することは、
売上目標の達成に直結します。

らくらく案件作成

CRMに案件情報(商品、金額、担当者など)を簡単に登録できます。
登録された案件情報は顧客情報とマッピング(関連付け)されるため、
顧客との案件が異なる時系列で複数発生していてもわかりやすく管理することができます。

案件の進捗状況を管理

案件は、ヒアリング、提案、見積の提出、受注など、流れを経て進んでいきます。
このプロセスの各状態はステージといいます。Zoho CRM では、
各案件のステージを記録することができ、担当案件がどの段階かを確認し、
ワンクリックで更新することが可能です。

営業プロセスの複数登録

複数の製品・サービスを取り扱っている場合や、地域によって営業プロセスが異なる場合、単一のパイプラインでは不十分です。Zoho CRM では、営業プロセスに合わせて
カスタマイズされた複数の営業パイプラインを作成できます。

提案資料もひも付け

Zoho CRM 上に提案資料や製品カタログのデータを保存し、案件とひも付けることが
できます。資料の検索はもちろん、共有範囲も設定できます。

ドキュメント管理について詳細はこちら

見積書・請求書を作成

Zoho CRM の商談から見積書・請求書を簡単に作成できます。作成に必要な価格・数量などは製品情報や案件記録などを活用し、宛先も自動で反映。作成された見積書・請求書は、CRM内からメール送信することも可能です。

見積書・請求書発行について詳細はこちら

案件メモを記録し共有

Zoho CRM は案件メモも記録できます。テキスト入力はもちろん、@メンションして同僚や上司に確認を促したり、ファイル添付することもできます。

フィードについて詳細はこちら

タスク・スケジュールを管理

CRMは、メールの送信、契約書作成などのタスクや打ち合わせなどのスケジュールも管理できます。Zoho CRM には、日々の活動を管理する「活動管理」の機能が備わっているため、複数の案件で発生したタスク・スケジュールを一元的に管理できます。

タスク・スケジュール管理機能についてはこちら

スコアで重要案件を判別

案件ごとに優先度を判別するスコア付けができます。
例えば、受注金額が一定以上の場合に加点したり、反応がない場合は減点したり、
営業担当者はスコアの高い顧客に集中して、効率的に案件対応ができるようになります。

スコアリング機能についてはこちら

AIが案件確度を予測

複数の案件がある場合、どの案件が最も成約する確率が高いのか。
Zoho CRM のAI(人工知能)は、
受注確度の高い案件を高精度に予測します。

AIの予測ビルダーについて詳細はこちら

AIがアップセルやクロスセルを提案

Zoho CRM のAIは、全ての顧客の購入内容や興味を分析し、顧客に最も関連性の高い商品を提案してくれます。営業担当者が購入履歴を考慮したアップセル(単価向上)やクロスセル(抱き合わせ)を提案するヒントとなります。

AIのレコメンドについて詳細はこちら

営業プロセスを可視化

今月の成約案件・日次売上・営業段階など、詳細なレポートをすぐに確認。
ダッシュボードを使用して、営業プロセスのボトルネックを特定し、
改善点や潜在的な成長機会を発見することができます。

営業分析レポート・ダッシュボードについて詳細はこちら

外出先でも案件を把握できるモバイルアプリ

外出の多い営業担当者にとって、案件の情報や更新を手軽にできることは重要です。Zoho CRM のモバイルアプリは、外出先でPCを開くことなく案件の確認、更新ができます。

モバイルアプリについて詳細はこちら

競合他社を把握

案件の中で顧客から「自社の強み」を質問されることが多い企業におすすめな
競合他社の把握機能。Zoho CRM は、顧客からのヒアリングや独自調査によって獲得した
競合他社の強みや弱みを記録できます。
これにより、自社製品の優位性をより効果的にアピールできるようになります。

「Zoho CRM の本格活用により日々の営業活動や案件の状況が可視化されたことで、

「物事を数字で見る、語る」「営業を科学する」文化が社内に浸透。
1人当たりの受注額も30~40%増を達成できました。」

株式会社YOLO JAPANの事例について詳細はこちら

株式会社YOLO JAPAN

取締役 COO 椿 奈緒子氏

Zoho CRM で案件の進捗を見える化

まずは15日間無料トライアル。使いやすさをぜひお試しください。

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