Zoho CRMの「電話連携」活用事例:新人営業さんの奮闘記

◆Zoho CRMの電話連携のメリットや活用法について、入社したての営業担当者の体験を元にレポートします!◆

 

【Zoho CRMの「電話連携」とは】

コールセンターやサポートデスク、営業部などでは、日々の業務で電話が欠かせません。お客様とのやり取りを効率化し、「誰が」「いつ」「どのような」対応をしたか正確に残していけるのがZoho CRMの「電話連携」機能です。IP電話の回線とZoho CRMを連携させます。

>>価格詳細などは、ページ下部にございます。

 

 

【概要】

ランドマークタワー周辺にも桜が咲き誇る4月。みなとみらいのゾーホージャパンオフィスにこんな新しい社員が加わりました!

みなとみらい

 

・ゾーホージャパンで社会人生活1年目
・営業業務やテレセールスははじめて
・それまでCRMツールは使ったことがない
・そして、電話をかけるのはちょっと苦手・・・

 

そんな彼女が、Zoho CRMの電話連携について勉強するため、Excelを使った場合と比較しながら日々のテレセールス業務を実践することになりました。

さて、どうなるのでしょう・・・

 

【作業開始前の回想】

 

電話対応——CRMってお客様のデータ管理を効率化するシステムだと教わったけど、本当に便利なのかな?顧客管理は必要だけれど、Excelじゃだめなの?と思いました。

そこで、勉強のためにも2週間検証を実行。
色々気付いたことをまとめました!

 

【Zoho CRM電話連携機能の活用事例】

 

(1)「Excelは万能」って、もしかして思い込み…?

——確かに、ExcelはCRMより馴染みが深いんです。顧客データを一覧で見られるし、自由にセル入力ができて便利。でも、よく考えるとZoho CRMの「ビュー」機能でも一覧表示できますよね。あと、「シートビュー」機能を使えばExcelとほとんど変わりないのかも・・・と思いました。

 CRMビューZoho CRMの「ビュー」画面(左)と「シートビュー」画面(右)。ビューでは、必要な項目だけ表示し、さらに条件を決めてデータを抽出できる。シートビューでは、Excelと同様の表示・編集が可能。

また、Excelは自由に記入できるのが良いんですが、お客様によっては備考欄のメモがすごく長くなって・・・。そうすると、セルの大きさがバラバラで見た目がゴチャゴチャするんです。その点、Zoho CRMは必要な情報だけをスマートに表示できるので、データチェックが効率的になります。

 

【補足】実は、Excelで作業しているとき、違うシートに記載されていたお客様に間違って2度ご案内をしてしまいました。CRMならこういうことは無かったのにと、ちょっとガックリです…!

 

(2)CRM画面からのクリックコールで電話対応のスピードがUP!

——当たり前ですが、電話番号を毎回確認しながらプッシュする作業がなくなりました。Zoho CRMなら、お客様画面からワンクリックで発信(クリックコール)できるので、一件ずつの対応スピードが上がりました。

発信画面Zoho CRMの「連絡先」画面。電話のアイコンをクリックして発信できる。

 

【補足】少し気後れしても、「もういいや、電話しちゃえー!(ポチッ)」みたいに、躊躇がなくなりました。本当は、電話をかけるのが苦手なんです・・・。

 

(3)電話相手が不在のときにじわじわ効いてくる・・・「通話の記録」

——電話をかけたら、いつ、どのくらい通話していたのかがZoho CRMに自動で記録されます。お客様が不在で、後日電話をかけ直すことになったとき、「前は○日の○時にかけていた」とか「この時間帯はいない」みたいな事が過去の履歴から分かるので、直前の判断がし易いです。

履歴メモZoho CRMの「通話の情報」画面。通話内容のメモや日時、通話時間が記録される。

 

【補足】また、電話をかけなおす事になった時、Zoho CRMにタスク登録しておけばリマインダーで通知が届くので、かけ忘れも防げます

 

(4)そして何より「情報量」が違う!着信ポップアップで事前の確認も簡単

——Zoho CRMなら、他の担当者が残した履歴を見ながら電話できるので、何と言っても「心強い」です!電話をかける前に、先輩が残したこれまでの対応履歴を読んで何を話すか考えたり、気持ちを整えたりできます。

 

【補足】電話がかかってきた時も、ポップアップでお客様の情報が表示されるので、とる前に気持ちに余裕を持つ事ができます。また、ポップアップ画面から直接メモを残せるので、お客様との会話に集中しながら、重要な情報を手早く記録できます。

pop-up画面 Zoho CRMに登録された顧客から電話がかかると、ポップアップで詳細情報が表示される。ここからメモも入力できる。

 

【まとめ】

——2週間程の短い期間での検証でしたが、Zoho CRMを使い始めて、電話をかける時の気分の持ち方が前向きになりました!自分だけでなく、先輩がZoho CRMに残した履歴も、まとめて支えになっているという感じです。

また、Zoho CRMを使った方がお客様への到達率が高く、約2倍でした。履歴を見ながらだと、会話を始め易いため、電話が繋がった時の聞き取り内容が深くなることも分かりました。

 

photo【Zoho CRMの電話連携機能について】

対応するPBXシステム:BIZTEL(※その他はお問い合わせください。)

対応するZoho CRMプラン:エンタープライズ

月間利用料金:4,200円/ユーザー
(※月間利用はクレジット決済のみ)

お問い合わせ先:お問い合わせフォーム

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