Zoho Invoiceの請求書の有効/無効設定

今回は、Zoho Invoiceの請求書の有効/無効設定機能をご紹介します。


の機能が追加されるまでは、レポートの計算対象から特定の請求書を外したい場合、請求書データを削除しなければなりませんでした。
しかし、この機能によって、請求書を削除することなく、レポートの計算対象から外すことができます。無効にした請求書は、後々必要になった時に参照することが可能です。

■削除 vs 無効化
請求書を削除した場合、削除された請求書のデータはシステム上からも削除されます。このため、後々必要になった場合でも請求書データを参照することができません。また、請求書番号も飛び飛びになってしまいます。

これに対し、請求書を無効にした場合、請求書データはシステムから削除されません(レポートの計算対象からは外れます)。また、請求書番号も連番のままのデータが残ります。

■請求書の無効設定が役立つケース
請求書を無効設定が役立つケースは下記のような例が考えられます。

・ある顧客からの注文に対する請求書を作成した後、何らかの理由によってその顧客が注文をキャンセルしたが、キャンセルした履歴は残しておきたい場合。

・請求書の変更履歴を残したい場合。
 編集したい請求書のデータは無効にしてそのまま残し、同じデータを使用して新しい請求書を作成することにより、古いデータと新しいデータの両方を参照できます。

・作成したすべての請求書のデータを保存したい場合。
 この場合、不要な請求書は無効にすることで請求書番号の連番データを残すことができ、一連のデータを確認することができます。

・請求書がキャンセルされた場合。
 この場合、データを無効にすることで、顧客のキャンセル履歴を確認することができます。

■請求書の無効化の設定方法
1) 画面上部の「請求書」タブをクリックしてください。
2) 請求書の一覧が表示されます。無効にしたい請求書の請求書番号をクリックしてください。
3) 画面右上にある「Void」をクリックしてください。



■無効な請求書の閲覧方法
1) 画面上部の「請求書」タブをクリックしてください。
2) 画面左側の「請求書」の下部に表示されている「Void Invoices」をクリックしてください。


注意:無効な請求書に対して支払情報を登録することはできません。ただし、無効から有効に戻すことによって、通常の請求書と同じく支払情報を追加することは可能です。

これらの機能をご覧いただいても分かるように、Zoho Invoiceは請求処理をより効率的にする見積書・請求書作成ソフトです。ぜひご利用下さい!
SaaS型請求書・見積書作成ソフト|Zoho Invoice

なお、このブログは、本社(AdventNet Inc.)のZohoブログを翻訳・加筆したものです。
元の記事(2009年3月25日投稿)はこちら(翻訳:松本暁義)
Void Invoice

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