Zoho Mail : メールのアーカイブ / テンプレート / CRM 連携

Webメールサービス「Zoho Mail」は、絶え間なく進化しています!最近のサービス更新で追加した、便利な機能をいくつかご紹介します。


Zoho Mail 内のメールのアーカイブ


段、古いメールを確認する機会は、どの位あるでしょうか?おそらく、それほど頻繁にはないでしょう。受信トレイ内で実際によく利用している部分が少ない場
合に、ある工夫をするようにしました。覚えておいてください、Zoho Mail
では、受信トレイ内のメールに対する、自動アーカイブ機能を実装しました。このアーカイブ機能は、アカウント内に 75,000
通以上のメールを保管している場合に有効になります。メール数が、75,000通を超えたとき、アカウントのフォルダツリーの一番下に「アーカイブフォル
ダ」セクションが表示されます。この「アーカイブフォルダ」内に、自動でアーカイブされたメールが保管され、フォルダ上にアーカイブされたメール数が表示
されます。「アーカイブフォルダ」の構造は、古いメールのみが自動で移動し保管される以外は、通常のフォルダ構造と違いはありません。



らに、3ヶ月以上前のメールは自動的にアーカイブされ、「アーカイブフォルダ」に保管されます。ただし、これらの古いメールのうち、フラグ付きのメールは
アーカイブはされません。ユーザがアーカイブしたくないメールがある場合には、「アーカイブの解除」オプションを利用して、元のフォルダに戻すことが可能
です。

また、Zoho Mail 内で検索する際には、デフォルトでは、通常のフォルダ内の検索結果が表示されます。アーカイブフォルダ内を検索したい場合には、検索オプションの「アーカイブを含む」にチェックを入れることで可能になります。

受信トレイを整理して軽くする効果のほかにも、自動アーカイブ機能には様々な利点があります。例えば、検索の処理が数段早くなります。送信者の名前をクリッ
クして、送信者でメールをソートする場合などです。さらに、まもなくリリースされる IMAP 同期も容易になります。特に、Outlook
のような、ストレージ容量に制限のある従来のメールクライアントと同期した場合に有用です。

メールテンプレート

形式の決まったメールを複数の相手に送信する際に、大変便利な機能を追加しました。メール作成時に、「テンプレートの保存」ボタンをクリックすれば、下書きしたメール内容がテンプレートとして保存されます。テンプレートは「テンプレート」フォルダ内に保存されますy。

既存テンプレートから新規メールを作成するには、テンプレートフォルダ内のメールをクリックして選択すれば、メール作成画面が、タブまたは別ウィンドウで開きます。



「その他の設定」への追加オプション
先週、Zoho CRM と Zoho Mail の連携
をご紹介しました。この更新では、Zoho Mail 内に、Zoho Mail から Zoho CRM
へ、クリック一つで、直接、連絡先レコードを追加できるオプションを新たに追加しました。この「CRMに保存する」機能は、受信メールの表示画面の右上の
「その他の設定」オプションリスト内で選択できます。「CRMに保存する」機能により、送信者の情報を Zoho CRM 内の連絡先に新規レコードとして追加できます。さらに、Zoho Mail 内で、その Zoho CRM の連絡先レコードに対するタスクを新規作成することも可能です。

「その他の設定」には、新たに「フィルタの追加」オプションも追加しています。この機能により、選択した受信メールに基いたフィルタの作成が容易になります。





最近のサービス更新では、その他の多数の調整も行っていますが、主な新機能はここにご紹介したものです。
このたび、追加された新機能を是非お試しになり、ご意見・ご感想をお寄せください!

■Zoho Mail サービスページ: http://zoho.jp/zoho-mail.html


なお、このブログは、本社(ZOHO Corporation)の Zoho Blogsを翻訳・加筆したものです。
元の
記事(2009年7月28日投稿)はこちら(翻訳:ゾーホージャパン, 清水)

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