Zoho Connect で個人の予定も管理したいときのヒント
（読了3分）
グループウェアの利用目的として、ニーズの高い「スケジュール管理」について
Zoho Connect活用のヒントをご紹介。今回は、個人の予定管理です。
メンバーの個人の予定を把握したい！
「サイボウズLiveでは他のメンバーの予定を見ることができたので、Zoho Connectでも同じように見られるか知りたいです」
最近、非常に多くいただく質問です。
個人の予定表を共有することで、上司や同僚に空いてる日を知らせることができるので、スケジュール調整に便利ですよね。
ただ、残念ながら、現状、Zoho Connectの予定機能は、グループの予定を共有・管理するのが主です。
基本的にはグループ内/組織内で共有する予定を管理するための仕様となっており、個々人の予定は非公開で管理することはできますが、個々人の予定をグループ/組織内で共有して一覧表示することはできません。
その点が、サイボウズLiveと異なる点です。
個人の予定を管理する
Zoho Connectでは「非公開の予定」を作成することで、個人の予定を管理できます。
「非公開の予定」は基本的には他のメンバーからは見えません。メンバーを招待することで共有できます。
作成した「非公開の予定」や、共有された「非公開の予定」は、「非公開の予定」ビューで確認できます。
「非公開の予定」は、作成時に、下部の「鍵マーク」を選択することで作成できます。
なお、「非公開の予定」機能は、管理者がネットワークのポリシー設定で利用を制限することができます。
個人の予定を共有する
それでは、Zoho Connectを利用しながら、個人の予定をわかりやすく共有する方法はないのでしょうか？
現状の次善策として、3つの方法をご提案します。
個人の予定を共有する 【3つの方法】
1. 非公開の予定を使う
- Zoho Connect内だけで実現したい
- ユーザー数が多くない
- 利用頻度はそれほど高くない
という場合なら、先ほどご紹介した「非公開の予定」の利用をオススメします。
注意点としては、
- ユーザー別に予定を確認できない
- 予定に招待された時に毎回通知がある
などがありますが、同一画面上で予定を管理できるため、手軽です。
2. メンバーごとに、グループ（の予定）を作る
- Zoho Connect内だけで実現したい
- ユーザー数が多くない
という場合で、なおかつ
- 利用頻度は高い
- どうしてもユーザー別に予定を確認したい！
という場合の管理方法として、「メンバー別のグループを作成する」方法を紹介します。
管理者が、メンバー名でグループを作成し、他のメンバーを招待します。
グループの予定ビューも自動作成されますので、メンバー別に「メンバー名のグループの予定」上で、それぞれの個人の予定を登録/管理します。
（グループの予定の管理については、こちらの記事を参考にしてください）
注意点としては、
- ユーザー別グループの管理が手間（ユーザー追加時などに都度招待する必要がある）
- ユーザー別のフィードも作成されるのでややこしくなる
- 予定に招待された時に毎回通知がある
- 無料プランだと最大15名までの利用に制限される
などがあります。
現状、Zoho Connectの画面上でユーザー別予定表を実現したい、という場合の唯一の手段といえます。
どうしても必要！という方は試してみてください。
3. カレンダー連携を使う
- ユーザー数が多い
- 利用頻度が高い
- Zoho Connect内で完結しなくてもいい！
という場合には、
「外部のカレンダーアプリを連携」して利用する方法があります。
Zohoのサービス連携方針としては、こちらの利用をオススメしています。
やや上級の使い方になりますので、次回の記事で、詳しくご紹介します。
【補足】 個人の予定をユーザー別に一覧化して共有できる機能を、機能要望として開発センターに報告しています（※機能追加を保証するわけではありません）。
個人の予定管理についてイメージできましたか？ 早速予定を作成してみてください！
そして、ご感想やご意見をぜひ聞かせてください。
◎ Zoho Connectは、15グループまで無料。Workplaceの一部としてもご利用できます。
