Zoho Connect で個人の予定も管理したいときのヒント

Zoho Connect で個人の予定も管理したいときのヒント

(読了3分)
 

グループウェアの利用目的として、ニーズの高い「スケジュール管理」について
Zoho Connect活用のヒントをご紹介。今回は、個人の予定管理です。

 

メンバーの個人の予定を把握したい!

「サイボウズLiveでは他のメンバーの予定を見ることができたので、Zoho Connectでも同じように見られるか知りたいです」

最近、非常に多くいただく質問です。

 

個人の予定表を共有することで、上司や同僚に空いてる日を知らせることができるので、スケジュール調整に便利ですよね。

 

ただ、残念ながら、現状、Zoho Connectの予定機能は、グループの予定を共有・管理するのが主です。

 

基本的にはグループ内/組織内で共有する予定を管理するための仕様となっており、個々人の予定は非公開で管理することはできますが、個々人の予定をグループ/組織内で共有して一覧表示することはできません

 

その点が、サイボウズLiveと異なる点です。

 

個人の予定を管理する

Zoho Connectでは「非公開の予定」を作成することで、個人の予定を管理できます
 

「非公開の予定」は基本的には他のメンバーからは見えません。メンバーを招待することで共有できます。

 

作成した「非公開の予定」や、共有された「非公開の予定」は、「非公開の予定」ビューで確認できます。

 

 

「非公開の予定」は、作成時に、下部の「鍵マーク」を選択することで作成できます。

 

 

なお、「非公開の予定」機能は、管理者がネットワークのポリシー設定で利用を制限することができます。

 

 
 

個人の予定を共有する

それでは、Zoho Connectを利用しながら、個人の予定をわかりやすく共有する方法はないのでしょうか?
 

現状の次善策として、3つの方法をご提案します。

 

個人の予定を共有する 【3つの方法】
 

  1. 非公開の予定を使う
  2. メンバーごとに、グループ(の予定)を作る
  3. カレンダー連携を使う

 


 

1. 非公開の予定を使う

  • Zoho Connect内だけで実現したい
  • ユーザー数が多くない
  • 利用頻度はそれほど高くない

という場合なら、先ほどご紹介した「非公開の予定」の利用をオススメします。

 

注意点としては、

  • ユーザー別に予定を確認できない
  • 予定に招待された時に毎回通知がある

などがありますが、同一画面上で予定を管理できるため、手軽です。

 


 

2. メンバーごとに、グループ(の予定)を作る

  • Zoho Connect内だけで実現したい
  • ユーザー数が多くない

という場合で、なおかつ

 

  • 利用頻度は高い
  • どうしてもユーザー別に予定を確認したい!

という場合の管理方法として、「メンバー別のグループを作成する」方法を紹介します。

 
 

管理者が、メンバー名でグループを作成し、他のメンバーを招待します。
グループの予定ビューも自動作成されますので、メンバー別に「メンバー名のグループの予定」上で、それぞれの個人の予定を登録/管理します。

 

 

(グループの予定の管理については、こちらの記事を参考にしてください)

 
 

注意点としては、

  • ユーザー別グループの管理が手間(ユーザー追加時などに都度招待する必要がある)
  • ユーザー別のフィードも作成されるのでややこしくなる
  • 予定に招待された時に毎回通知がある
  • 無料プランだと最大15名までの利用に制限される

などがあります。

 

現状、Zoho Connectの画面上でユーザー別予定表を実現したい、という場合の唯一の手段といえます。
どうしても必要!という方は試してみてください。

 


 

3. カレンダー連携を使う

  • ユーザー数が多い
  • 利用頻度が高い
  • Zoho Connect内で完結しなくてもいい!

という場合には、

 

「外部のカレンダーアプリを連携」して利用する方法があります。

 

 

Zohoのサービス連携方針としては、こちらの利用をオススメしています。
やや上級の使い方になりますので、次回の記事で、詳しくご紹介します。

 
 
 

【補足】 個人の予定をユーザー別に一覧化して共有できる機能を、機能要望として開発センターに報告しています(※機能追加を保証するわけではありません)。

 
 

個人の予定管理についてイメージできましたか? 早速予定を作成してみてください!
そして、ご感想やご意見をぜひ聞かせてください

 
 


◎ Zoho Connectは、15グループまで無料。Workplaceの一部としてもご利用できます。

 

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