こんにちは、インターン生の櫻井です。

今回は「Zoho ピープルの理解のために”工数管理”やってみようか」と言われ、「え、工数管理って何ですか」という初手でつまづいた私が社内向け工数管理の利用について考えていきます。

工数管理って・・・？

「工数管理」とは「工数（作業量）」を算出し、管理すること・・・社内向けで言えばタイムマネジメントのような意味合いを持っているということがわかりました。

早速、初めて見た私は「面倒くさい・・・」「仕事遅いのが上司にばれる・・」と感じることが多かったのですがやり続けていくと様々な利点が見えてきました！

工数入力の工夫

工数管理といっても入力してもらわなければ意味がない・・・というのが第一の課題になると思います。

Zoho ピープルでは1日・1週間・1か月など様々な単位で工数入力が可能です。

また、一度入力した工数のデータが残るのでいちいち打ち直す必要はありません。

後から書き直すこともでき、面倒くさがりの方でも一日の最後に５分入力するだけで完了します！

工数管理でみんな得する！

①予想と実績

A　社員の利点

私が初めに取り組んだのは翻訳だったのですが「大まかでいいので予想を立ててから初めてほしい」と言われました。

Zoho ピープルでどちらも入力するようにすると少しずつ予想と実績が合うようになりました！

このように目標時間を決めるとモチベーションにもつながり、時間が合うようになれば達成感にもなります。

B　管理者の利点

管理者としてはプロジェクトを進行の際におおまかな予想を立てなければなりません。

個人が入力したおよその工数が集計され表示されるので簡単に工数を見積もることができます。

②見える化

A　社員の利点

個人のやっている作業がわかると引継ぎも楽になります！育児休暇などで長期休暇を取ることになってもその人のやっていた仕事が見える化しているので前もって聞きたり引き渡し漏れが格段に減ります。

B　管理者の利点

管理者としてはどんなことに時間をかけているのかがわかるので重要ではない業務の時間を減らし、効率化を図れます。また社員の特質もわかるので業務を割り振る際の目安にもできます。

工数管理は無駄を省き効率化するだけでなく様々な使い方がありますのでぜひお試しください！

様々なレポートとカスタマイズ

Zoho ピープルでは上で紹介した以外でも様々なレポート作成・また項目の追加が可能です。

＊今回は7つの習慣で書かれている第一領域から第四領域についての項目の追加・レポートを作成しました。

A　項目の追加

項目の追加はドラッグ＆ドロップで完了します。

(今回は複数選択で作成しました)

B　レポート作成

レポート自体は分析というタブから可能です。(今回は省略）

実際できたレポートがこちら

図にするとどの領域に時間を使っているのかがすぐわかるので「第三領域に力を入れすぎているのでもっと第二領域に力を注ごう」というおおまかな目標を立てることもできます。

レポートにすることで今まで意識できていなかったことを意識して仕事に取り入れられます。

工数を管理し、自社に必要なレポートを作成することで意識改革をしていけます！

気になった方はこちらをクリック→

工数管理システム　「Zoho ピープル」