こんにちは！
ゾーホージャパンのインターンシップ生の櫻井です。
今回は面倒くさい作業ランキングに入ってくるであろう「申請管理」をZoho ピープルで簡略化する方法についてお話していきます。
申請管理をカスタマイズ
申請管理といっても「出張申請」、「経費申請」、「残業申請」など様々なものがあります。これらの申請を紙やメールで行っていませんか？
勤怠管理の記事でも紹介したようにメールや紙などで申請を行うと、出したはずの申請が承認されなかったり、申請がどこに記録されているのかわからなくなることがあります。
また、従業員側としては
- いちいち文章を書かなければいけない
- ミスや書き漏れ
- 表記しなけらばいけないことの既定の確認などのデメリットがあります。
Zoho ピープルにすると
このような形で必要な情報を確実に書き込むようにできます。
承認する側も2クリックで承認許可が可能です。
メールやフィードという形で通知も届きますのですぐに上長確認が可能です。
「承認フローは自由自在」
上長確認は会社にとって欠かせないものです。しかし、申請によって承認者が変わり承認フローがわかりにくくなっていたり、承認者が変わって前の承認者と混同してしまったりすることはありませんか？
Zoho ピープルを使えばそのフローを管理者が設定できるので従業員は申請をすれば自動的に承認者のもとに通知が届きます。
例えば課長→部長→総務と設定したい場合は・・・
このような形で設定できます。
上司は5段階まで設定でき、その他の方は＋ボタンから追加可能です。
承認者側にはこのように表示されます。
承認許可をすると色がつくので承認がどこまで許可されているかが一目でわかります。
また、承認者はチェックした内容や確認が済んだことを次の承認者に送る必要がなくなるので時間の短縮にもなります。
自社にあった申請フォームのカスタマイズ
申請フォームは簡単にカスタマイズできます。必須項目などの設定もできるので記入漏れがなくなります。
実際のカスタマイズフォームがこちら→
また申請したものは一覧で表示され、抽出も簡単にできます。
この表はエクセルシート・CSV・TSVとしてエクスポート可能なのでほかのシステムでインポートして使用することも可能です。
休暇申請に関しては実際に私も利用してます。ほとんどクリックだけで申請でき、文章を考える手間がかからないので気軽に休暇が取れています！
自社にあった申請フォームを作って「面倒くさい」申請を「らくちんな」申請に変えましょう！
詳しくはこちら→
