人事管理を自動化するシナリオ 5選 – Zoho People の数式項目

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Zoho People のあらゆる機能を活用していただきたいと願う一方で、多くのユーザー様に知られていない機能や、日々の運用に落とし込むには設定のハードルが高く感じられてしまう機能があるようです。

その一つが、数式項目の活用です。数式項目の活用により、人事管理業務を自動化できます。

Zoho People の数式項目では、 41種類の関数を利用できます。

ここで、日々の人事管理業務にすぐに活用できる数式項目活用、よくある5つのシナリオをご紹介します。

1. 従業員の勤続年数を算出する:

退職時や人事評価時に、人事担当者は従業員の勤続年数の算出に時間をかけています。Zoho People の数式項目を活用すれば、その手間がなくなります。

数式: DateDiff (Now (), Date_of_Joining,’Year’)

※数式内の項目名（関数以外の英文）は、フォームのカスタマイズの「ラベル名」として設定した値です。

例: Date_of_Joining が、「2017/1/1」の場合、

結果: 勤続年数は、「1（年）」と表示されます。

この数式を応用して、年齢や出張年数なども算出できます。
 

2. 従業員の給与を計算する:

以下の数式項目を利用すれば、従業員の給与を手計算なしで自動計算できます。基本給や諸手当、控除の項目をもとに、従業員の給与合計額を算出します。

数式: Sum (Basic,HRA,Conveyance,Education_Allowance,Other_Allowance) – Sum (PF_Amount,VPF_Amount,Professional_Tax,Income_Tax)

※Basic=基本給
※HRA,Conveyance,Education_Allowance,Other_Allowance：諸々の手当
※PF_Amount,VPF_Amount,Professional_Tax,Income_Tax：税金等の控除額

例: Sum (6000,3000,200,500,4000)-Sum (720,50,1000,0)

結果: 11,950（円）

3. プロジェクトの期限に応じて通知する:

人事担当は従業員が関与しているプロジェクトの期限に気をかけています。Zoho People の通知機能により、従業員に対してプロジェクトの期限に応じた緊急度を表示できます。

数式: If (DateDiff(Project_Deadline,Now(),’Day’<=6), ‘期限間近！’, ‘通常’)   　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ※プロジェクトの期限が今日から6日以内の場合、「期限間近」と表示し、それ以外の場合、「通常」と表示します。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　   例: プロジェクト期限が「2018/3/10」である場合、「期限間近」のタスク通知が「2018/3/4」 （6日以内の時点） より送付されます。「通常」のタスク通知は、数式の作成日（7日以上前の場合）より送付されます。

4. 上司からの評価で入力された値によって、試用期間の長さを算出する:

試用期間は、雇用主にとっても従業員にとっても重要です。試用期間は、選ばれた応募者がその業務を担当する正社員として適任かどうかを確認するためにあります。上司が従業員のパフォーマンスに満足できず、やむを得ず、試用期間を延長したいという場合に、この数式が役立ちます。

数式: If (Equals(Probation_feedback,’不満’),AddDate (Dateofjoining,6+Probation_extension_Period_in_months,’Month’),AddDate (Dateofjoining,6,’Month’))

例: 試用期間の評価が「不満」である場合、項目に入れた期間（月数）に応じて試用期間を自動延長します。「Probation_extension_Period_in_months」に、「6」が入力され、かつ、試用期間の評価が「不満」ではない場合、試用期間を終了します。

5. 氏名の間のスペースを修正する:

50人以上の従業員がいて、「姓」と「名」を1つの項目に結合したい場合、手作業ではとても手間がかかります。連結関数を使って自動化しましょう。

数式: Concat (LastName,’ ‘,FirstName)

例: Concat (山田,’ ‘,太郎)の場合は、「山田 太郎」と表示されます。

いかがでしたか？
ここでご紹介した以外にも、日々の人事管理業務で、もっといろいろな数式項目の活用ができるでしょう。

さっそく Zoho People の数式項目を活用して、人事管理業務を効率化してみませんか？

Zoho Peopleの数式項目の詳細はこちら： https://www.zoho.com/people/help/formula-fields.html （英語ヘルプ）

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※本投稿は、グローバル本社（Zoho Corporation）の Zoho Blogs の記事を翻訳・加筆したものです。元の記事（2015年10月22日）はこちら