今回の記事では、「農は甦る 常識を覆す現場から」という本から、システムの意義について考える際に参考になる内容をご紹介したいと思います。
この本は、日経新聞の記者の方が農業のこれまでとこれからについてまとめている力作です。農業に関する話題はもちろんのこと、それ以外の観点からも参考になる話がたくさん出てきます。
その中の1つに、ある農業生産者の方のお話の中でシステムの必要性についても触れられていました。以下のような内容です。
「なぜシステムが必要になったのか。従業員が増え始めたころ、坂上はいかに自分の意図を伝えるかに苦心した。誤解されると、計画が狂いかねない。だから「従業員が考えなくていい仕組みを作ろうと思った」。目的はミスを犯さないよう管理することにあった。
ところが、実際やってみると、『つぎはこうですよね』って言ってくる」。坂上は気づいた。「環境さえととのえれば、覚えていくんです。そこで『管理』から『支援』に変えたんです」。システムの基本は変えていない。形の変化より、システムを使う発想を変えたことが大きい」（p146）
CRMをシステムの面からとらえる場合、顧客関係「管理」とも翻訳されるように、管理視点での話も少なくありません。ところが、管理の視点だけだと、システムを使う現場が意義を感じられなくなり、また、管理されるための仕組みとしてネガティブにとらえてしまうこともあります。
ここで、視点を少し変えて、上記のように「管理」から「支援」という意義付けをしてみたらどうでしょうか。CRMのシステムは、もちろん管理に役立つ側面もありますが、それだけのものではありません。
作業の自動化や効果的・効率的なデータの活用の支援などをはじめとして、現場の営業担当者を支援する仕組みでもあるのです。そうした視点も踏まえながら導入を進めていくことで、より効果的に活用できるのではないでしょうか。
また、上記とは別の方の言葉ですが、以下のようなお話もありました。
「農業やりながら伝票の整理なんかしてたら、農業やる暇はない。事務をやる人を雇用しなきゃなんない。その人に給料を払うには、それなりの販売量を持たなきゃなんない。そういったことを一つひとつやりながら、いまの規模になってきたわけです」（p160）
この言葉の「農業」を「営業」に置き換えてみてはどうでしょうか。
「営業やりながら伝票の整理なんかしてたら、営業やる暇はない。事務をやる人を雇用しなきゃなんない。その人に給料を払うには、それなりの販売量を持たなきゃなんない。そういったことを一つひとつやりながら、いまの規模になってきたわけです」
CRMのシステムは、上手に活用すれば事務の負担をグッと減らすことができます。例えば、エクセルで1つ1つファイルを作って見積書を作成しているような場合を考えてみましょう。
このような場合、CRMの見積書機能を利用すれば、エクセルのようにレイアウト等を調整したりデータをコピペしたりする必要がなく、必要なデータを入力するだけで簡単に見積書を作成できます。
また、提出した見積書が受領されてその内容をベースに請求書を作成する場合もワンクリックで請求書に変換できます。データはすべて顧客データと関連づきますので抽出や集計も楽々です。さらに、モバイルからも作成できますので、移動中などの隙間時間も有効に活用できます。
それなりの販売量がある場合、営業とは別の事務の担当者に依頼して作ってもらっているようなケースもあると思いますが、そこまでいかなくても作業負担を抑えつつ事務作業をこなすことができるようになります。
事務作業を最小化し、お客様の対応や企画や戦略立案により多くの時間と労力を割くことができるようになり、組織の成長を加速させることができます。
Zoho CRMもその役に立つツールの1つです。上記のような視点を参考にしながら、ぜひご活用ください！
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