商談・案件の通知メールの送信を自動化しよう

1410168787_MB__mail_sent今回の記事では、商談・案件の通知メールの送信を自動化して手間や時間を減らす方法をご紹介します。

■この記事を読むとわかること

  • 商談・案件の通知メールの送信を自動化して手間と時間を減らす方法

■この記事の読了時間(目安)

  • 4分

■社内へのメール通知、やっておくとスムーズ、でも面倒ではないですか?
営業活動の中で何か進捗があった時に、チームのメンバーや上司にメールで報告を入れておくことはよくあるのではないでしょうか?

例えば、こんな時に報告メールを入れたり、日報に記載したりしていないでしょうか?

  • 商談・案件が発生した時
  • 商談・案件の状況(ステージ)に進捗があった時
  • 商談・案件を受注した時

こうした状況の変化があった時に情報共有をしておけば、後々の相談や調整がスムーズです。しかし、1つ1つのことについて通知メールを書いていては大変ですし手間もかかります。

■メール送信を自動化してらくらく通知
そこで役に立つのがZoho CRMの自動化(ワークフロー)機能です。この機能を活用すると、指定した条件が満たされた時にメールを送ることができます。

例えば、商談・案件を受注したらメールで通知する場合はこのような感じです。条件に設定する項目を選んで条件を記入するだけです。
ワークフロー-ステージ

上記の設定では、商談の「ステージ」の項目が「受注」になったタイミングを指定しています。この時に通知するメールの内容の設定も画面上から簡単にできます。

メールの内容はテンプレートで予め設定しておくことができます。また、送信先も選択可能です。この例では、商談の担当者とその上司、また、営業本部長の役職のユーザーにメールを送信しています。

受注通知の設定

条件の設定は自由に変更できますので、自社に必要なタイミングで送信するように設定できます。必要なメール通知はどんどん自動化して、各種連絡にかかる通知や手間を省けば、顧客対応に使える時間を増やすことができます。

ぜひご活用ください!

※ワークフローによる自動化機能は有料プランの機能です。

■設定手順

■参考情報


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