Zoho CRMを活用して日報提出の手間と時間を削減しよう!

今回の記事では、クラウド型SFA・CRMサービス「Zoho CRM」を活用して日報提出の手間と時間を削減する方法をご紹介します。

■この記事を読むとわかること

  • Zoho CRMで日報を自動提出する方法

■この記事の読了時間(目安)

  • 4分

■この記事を読むと解決できるお悩み

unhappy営業マンのお悩み

  • 日報の提出に手間や時間がかかる
  • 過去に書いた日報を顧客対応に活かせていない

営業マネージャーのお悩み

  • 日報の提出率が低い
  • メールで日報が送られてくるが一覧性が低く確認に時間がかかる

■はじめに
前回の記事では、Zoho CRMで日報を効率的・効果的に管理する方法についてご紹介しました。

今回の記事では、その内容を踏まえ、さらなる効率化につながる日報の自動提出を実現する方法をご紹介します。具体的に使う機能は、定期レポート機能です。

■定期レポート機能を使った日報送信
Zoho CRMでは、作成したレポートを定期的に送信することが可能です。指定した宛先に対して、指定した時刻に、レポートの内容がエクセル形式で添付されたメールが送信されます。

Zoho CRM 定期レポート

Zoho CRMの定期レポート

レポート自体は、CRM内のありとあらゆるデータを抽出・集計できます。日報用にどのようなデータを抽出して送信するかカスタマイズでき、自社にあわせた形式で作成可能です。

レポートの具体的な作成手順については以下をご参照ください。

宛先はCRM内に登録されているユーザーだけでなく、任意のメールアドレスを指定できます。例えば、営業部のメーリングリスト等を指定することも可能です。

また、抽出対象の期間を設定することができますので、毎日その日に入力されたデータを抽出して日報として送信することもできるだけでなく、一週間単位で週報として送信したり、一カ月単位で月報として送信したりといった活用も可能です。

■設定手順
設定の大まかな流れは以下のとおりです。

  1. 日報の入力方法を決め、日報用のデータを入力する(前回の記事を参照)
  2. 日報用のレポートを作成する
  3. 定期レポートの設定を行う
  4. 日報が送られてくるのを待つ!
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※定期レポート機能は有料プランのみで利用可能です。

■何が良いの?
この機能を活用すると、冒頭に挙げたようなお悩みを解決できます。

営業マンにとって良いこと
日報提出が楽になる
例えば、各営業マンがエクセルで日報を毎日作成して提出しなければならないような場合、日報のファイルを開いて内容を入力して保存し、メールの作成画面を開いてメールの内容を入力してファイルを添付し、それを送信するといった手間がかかります。

1406185230_Positiveそこで、この機能を利用すればそれらの手間を減らせます。モバイルからも入力できますので、エクセルを開くためにPCをいちいち立ち上げる必要も無くなります。

CRMへのデータ入力自体は必要ですが、どのみち日報に同じような内容を書くのであれば入力の手間としては変わりません。加えて、定期レポートによる自動提出によって、送信や提出の手間が省けるので、顧客や営業に関するデータの入力に集中することができます。

過去の日報を営業対応に活かせる
その他、日報と顧客管理システムが連動していない場合、顧客対応の際に過去の日報を参照するのが難しい(できるとしてもかなり手間と時間がかかる)ことがよくありますが、この課題も解決できます。

CRM上でデータを入力していれば、顧客の情報と日報の情報を連動させて管理できますので、顧客対応をする際にその顧客に関して記入した過去の日報の内容を簡単にたどることができます。日報を効果的に営業対応に活かせる可能性が高まります。

営業マネージャーにとって良いこと
日報の提出率を上げられる
営業マネージャーにとっては、CRMへのデータ入力さえ徹底すれば、日報の提出率を自動的に100%にすることができ、各営業マンにいちいち確認や指示をする必要がなくなります。

日報の内容が確認しやすくなる
また、メールでバラバラと送られてくる内容をランダムに確認するのではなく、レポートという形で一覧で確認できますので全体概要を把握しやすくなります。

リアルタイムに営業活動の状況を確認できる
さらに、各営業マンがCRMに入力した内容をすぐに確認できますので、日報の提出を待たなくてもその時点でリアルタイムで最新の情報が分かるようになります。重要な案件の動向やフォローが必要な部下の営業対応等の情報はCRMにアクセスすれば簡単にチェックできるようになります。

■おわりに
Zoho CRMの定期レポート機能を上手に活用すれば、営業マンや営業マネージャーの手間や時間を省けるだけでなく、日報に記載されている顧客や営業情報の活用度を高めることができます。ぜひご活用ください!

■参考情報

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