前回の記事では、商談・案件の通知メールの送信を自動化して手間や時間を減らす方法をご紹介しました。これは社内向けのメールですが、実は同じような方法で社外向けのメール送信も自動化することができます。
具体的には、お客様宛に自動でメール送信することが可能です。今回は名刺交換後のお礼メールを例に、自動でメール送信する方法をご紹介します。
■この記事を読むとわかること
- お客様宛のお礼メール送信を自動化して手間と時間を減らす方法
■この記事の読了時間（目安）
- 4分
■名刺交換後のタイムリーなメール送信は重要、でもついつい忘れがち…？
イベントやセミナー、訪問等でお客様と名刺交換をする機会は多いと思いますが、その後のお礼メールをすぐに送れていますか？
タイムリーな連絡が重要とは分かっているものの、なかなか日々の業務の中で忘れたり、抜け落ちてしまったりしていることはないでしょうか？
■メール送信を自動化してらくらく通知
そこで役に立つのがZoho CRMの自動化（ワークフロー）機能です。この機能を活用すると、指定した条件が満たされた時に自動でメールを送ることができます。
今回の例のように名刺交換後のお礼メールを送る場合、名刺交換後にCRMにデータを登録した時点で自動でメールを送信するように設定します。
上記の設定では、見込み客のデータが作成されたタイミングを指定しています。この時に通知するメールの内容の設定も画面上から簡単にできます。
メールの内容はテンプレートで予め設定しておくことができます。また、送信先も選択可能です。この例では、見込み客のメールアドレス宛にメールを送信しています。
上記の例の他にも条件を設定してメール送信を自動化することが可能です。例えば、商談を受注した時にお礼メールを送ったり、入金先の案内のメールを送ったりといったことも可能です。
ちなみに、実際にこの機能を活用して、名刺交換後に7割もの方から連絡を頂いている方がいらっしゃいます。詳細はこちらの事例資料をご覧ください。
ぜひご活用ください！
※ワークフローによる自動化機能は有料プランの機能です。
■設定手順
■参考情報
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Zoho CRMには、メールの送受信だけでなく、メールテンプレートや自動送信など、メール業務を効率化するための様々な機能が搭載されています。メール業務の自動化・効率化・改善のヒントを知りたい方はぜひご参加ください。
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