Zoho CRM, Google Apps, ワードプレスこれさえあれば何もいらない!

Zoho CRMの特徴として様々な、第三者ソフトウェアとの連携の容易さ(標準化)が挙がります。その中で、今回は、世界700万社が導入しているグループウェアのGoogle Appsとの連携についてお話をさせていただきます。また、オープンソースのCMSとして4つに1つがワードプレスと言われています。そこで、Zoho CRMとのウェブ連携についても触れていきたいと思います。

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Zoho CRMとGoogle Appsのの抜群の相性

早速ですが、Zoho CRMとGoogle Apps連携についてお話をさせていただきます。Google Appsのマーケットプレイスから、Zoho CRMのアプリケーションをインストールすると、Google AppsのアカウントIDが共通化され、「シングル・サイン・オン」が可能となります。

簡単に言えば、Zoho CRMとGoogle Apps、1つのアカウントとパスワードでログインが可能となります。これは、エンタープレイズでの導入においては重要なテーマの一つで、別会社のアプリケーションにも関わらず、アカウント管理が一元化できるということになります。基本的な考え方は、Google Appsの上にZoho CRMというアプリケーションが乗っかる形となるのですが、Google Appsのユーザー管理(メール及びパスワードの変更)が、そのまま、Zoho CRMにも適用されるという便利さとなります。

また、Google Apps上で組織を作成し、アプリケーションであるZoho CRMの利用を制限させることもできます。要するに、総務部と営業部で、営業部のみZoho CRMを利用させるというシーンにおいて、Google Apps上での組織単位でZoho CRMの利用を仕分けることが可能となります。

もちろん、Zoho CRMからユーザー管理をするという考え方もできるのですが、Google Appsはメールや、カレンダー、ドライブ(ファイル共有)など、エンタープライズに必要なアプリケーション群を多数持ちあわせています。その中の一つに、Zoho CRMが加わり、別会社同士のサービスであっても、管理が一元化されているというのが嬉しいですね。

Gmail, Googleカレンダーやドライブとの連携が業務を発展させる

Zoho CRMは、顧客軸でメールやカレンダー(スケジュール)、ファイル管理が可能となります。Google Appsは、「検索エンジン」の会社なので、メールにしろ、ドライブのファイルにしろ、検索マドから必要な情報を見つけ出すことが可能です。さらにZoho CRMは顧客軸で管理させることで、過去の顧客との記録をひと目で管理することができます。

Zoho CRMとGmaiを連携させると、担当者(ユーザー)が、顧客に対しての送受信メールがチーム間で公開され、顧客軸で管理できます。こうすることで、振り返って見た時、商談の経緯や、担当者の引き継ぎの容易さなどが加わり、担当者を変更させる「スイッチング・コスト」が一気に減少していきます。

Zoho CRMとGoogleカレンダーは連携させると、顧客軸で過去の打合せ履歴や、スケジュールの流れが可視化されます。Googleカレンダーからでも検索をかけると、過去のスケジュールは、記録されているのですが、Google カレンダーは、目先1ヶ月の時間軸管理というのが一般的だと思います。それに対して、Zoho CRMでは、顧客とのスケジュールを記録しているので、商談にかかったプロセス、担当者の打合せ回数、商談から受注までの流れなどをひと目で把握することができます。これにより、商談を受注するまでの時間的及び労力的なコストを把握することができるようになります。

Zoho CRMとGoogleドライブで連携をさせると、顧客軸でファイルを管理することができます。Googleドライブは、クラウドのフィアルアプリケーションで、99.9%の稼働率を誇り、業界随一の安定性を保っています。ただ、検索をかけると、ファイル名とフォルダ名を一緒に検索結果に出力されるため、どのフォルダに、何をいれたのかというのが、わかりにくく、慣れるまでに少し時間がかかります。

Zoho CRMは、顧客軸でGoogleドライブのファイル(Exel Word, PDFなど)を紐付けることが可能となります。こうすることで、顧客軸のファイルをZoho CRM内に作っているようなイメージで非常に管理が容易となり、さらに、担当者間での情報共有も促進されていきます。

Zoho CRMの標準機能としてのウェブ連携

最近では、多くの企業でホームページをマーケティング媒体として利用する動きが加速しているように感じられます。その中で、ホームページをシステム化するCMSの選定は重要なテーマの一つとも言えます。そこで、いちブログシステムとしてスタートしたワードプレスですが、今では多くの企業のホームページシステムとして普及しております。次は、このワードプレスとZoho CRMの連携についてお話をさせていただきます。

問合せフォームが、Zoho CRMに、これが基本的な「ウェブ連携」の形

ワードプレスでホームページを立ち上げると、問合せフォームはワードプレスのプラグインで機能を拡張させるというやり方が、一般的ではと思います。ただ、それでは問合せの内容がメール通知されるのみで、そこから顧客管理やマーケティング分析という所には至りません。

Zoho CRMの機能として、「ウェブ連携」というのがあります。イメージとして、データベースの項目の一部を外部に公開するというやり方です。項目の操作も非常に直感的で、ドラック・アンド・ドロップで、順番を選ぶことができます。加えて、Zoho CRM内で項目を必須項目とした場合、同じように問合せフォームでも、その項目の値が必須項目となります。また、値の属性も、メールや数字、テキストなどZoho CRMの項目の値がそのまま、項目の検査(Validate)機能として引き継がれます。

そして出来上がった項目に集まった問合せフォームは、HTMLとJavaScriptで出力することができます。HTMLの中に直接、CSSが書かれているので、こちらも別フォルダにクラスを作り、自由にデザインのカスタマイズも今風にすることも可能です。

フォームからの自動化設定で業務は効率化

Zoho CRMで作った問合せフォームは、メール転送だけでなく、データベースの中に入ります。データベースの中にデータが入ると「自動化」という機能から、様々なオートメーション化が始まります。

例えば、問合せデータが入った後、入れた相手側に自動返信メールの通知、データの種別によって、特定の担当者(ユーザー)へのメール通知、さらにデータが入った後、特定の項目の変更や、タスク(活動や予定)の作成などが自動化されます。

この自動化をうまく使うことができれば、問合せフォームからのデータ入力だけだなく様々な業務にまで発展させ、効率化が進むことは間違いありません。

このように、Zoho CRMには多彩な機能が満載です。Zoho CRMはデータベースとしての側面だけでなく、様々なアプリケーションをつなげるハブのような機能も持ち合わせています。今回は、日本でも多く利用されているGoogle Appsとワードプレスのお話でしたが、Zoho 自体にも、30種類以上のアプリケーションがあり、それがZoho CRMとも連携されていきます。

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