Zoho CRMに名刺データを取り込む方法 その2 – スキャナー編

scanner前回の記事では、モバイルアプリから簡単に名刺を撮影してデジタル化し、Zoho CRMに取り込む方法をご紹介しました。この方法は便利ではあるのですが、一度に取り込みたい名刺がたくさんあるとちょっと手間がかかります…

そこで、今回の記事では、スキャナーを利用して名刺データを一気にデジタル化した上でZoho CRMに取り込む方法をご紹介します。

■この記事を読むとわかること

  • Zoho CRMに名刺データをスキャナーで取り込む方法

■この記事の読了時間(目安)

  • 4分

■この記事を読むと解決できるお悩み

  • 名刺データを手軽にデジタル化してCRMに取り込みたい
  • 過去にたまった名刺データを活用したい
  • 1件ずつではなく一括で名刺データをデジタル化したい

■スキャナー経由で名刺データをZoho CRMに取り込もう!
全体の流れは以下のとおりです。

  1. 名刺とスキャナーを用意する
  2. スキャナーで名刺をスキャンする
  3. スキャン結果を修正する
  4. 修正後のデータをファイルに書き出す(エクスポート)
  5. そのファイルをZoho CRMに取り込む(インポート)

どんな感じのイメージか、今回はScanSnapというスキャナーを利用した流れをご紹介します(当社のメンバーもやっていた方法です)。

■ScanSnapを利用した名刺のZoho CRMへの取り込み
まず、ScanSnapで名刺を取り込みます。操作は簡単で、普通のスキャナーと同じく名刺をセットしてスキャンするだけです。
scansnap2

名刺が複数あってもスイスイ取り込まれます。
名刺ファイリングOCR取り込み後

読み取ったデータは、付属のソフト(名刺ファイリングOCR)でスキャン結果を必要に応じて修正できます。
名刺ファイリングOCR取り込み修正

一通り修正が終わったら、ファイルに出力します。
※ファイル形式については「CSV(カンマ区切り)」を選択してください。
名刺ファイリングOCRエクスポート

そのファイルを今度はZoho CRMに取り込みます。
※文字化けを防ぐため、Windows環境でCSVファイルを作成した場合、文字コードには「Shift_JIS」を選択してください。
crm-import2

これで完了です!インポートの処理が完了すると、名刺のデータがZoho CRMに取り込まれます。あとはZoho CRMからフォローメールを送信したり、案件の情報を登録して進捗を管理したり等、営業活動に活用できます!

少々ステップはありますが、慣れればスムーズに処理できます。たまった名刺を一括でデジタル化してZoho CRMに取り込みたい、そんな時にはぜひこの方法をお試しください!

■参考情報

 

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