Zoho CRM活用法:ワークフローで定額定期の商談を作成する

■概要

定額定期

この記事では、Zoho CRMの活用法についてお届けします。今回は、定額定期の商談を作成し、今後の売上見通しを立てられるようにする方法をご紹介します。

以前の記事で、1年分の商談の金額を月別に分割して計上する方法をご紹介しましたが、こちらと似た手順で実現できます。

■Zoho CRMの現状の仕組み

Zoho CRMでは、定額定期の商談をまとめて作成する仕組みはありません。このため、通常では、必要な期間分の商談を繰り返し作成する必要があります(例:12カ月分の商談を登録しておきたい場合、12回商談を登録する)。

ただ、これだと面倒ですよね…顧客数が少なければまだ良いかもしれませんが、増えてくるにつれて単純な入力作業でも段々負担が大きくなってしまいます。

■これで解決!

そこで、Zoho CRMのワークフロー機能を活用して、商談を一括でまとめて作成するような処理を組むことで作業を効率化し、ミスを減らせます。

具体的には以下のような流れで設定します。

  • カスタム関数の設定:商談を一括でまとめて作成する関数の作成
  • ワークフローの設定:商談の受注時に上記の関数を呼び出し

■どうなる!?

今回は、指定した期間に応じて商談を一気に登録する方法をご紹介します(期間その他の内容はカスタマイズ可能です)。以下のような想定です。

  • 金額:10万円/月
  • 開始日:2015年9月1日
  • 期間:1年(12カ月)、半年(6カ月)、3カ月、1カ月のいずれかから選択

期間として「1年」を選択した場合、2015年9月1日に10万円、2015年10月1日に10万円、2015年11月1日に10万円……2016年8月1日に10万円、といった形で12カ月分の商談が登録されます。

同様に、指定した期間に応じて以下のように商談が作成されます。

  • 半年:2015年9月から2016年2月までの6カ月間
  • 3カ月:2015年9月から2015年11月までの3カ月間
  • 1カ月:2015年9月のみ

この動作は、ワークフローのカスタム関数という機能を利用していますが、具体的な関数の内容のサンプルは以下をご参照ください。

■さらに深める

なお、上記の方法では、1年、半年、3カ月、1カ月の4種類の期間のみでしたが、関数に処理を追加することで期間の種類は追加したり変更したりできます。

また、当月分は受注として登録しておき、翌月以降の分は見込みとして登録しておいて売上見通しの管理に役立てるような処理に変更することも可能です。その他いろいろニーズにあわせてカスタマイズできます(^^)

より詳細な情報をお求めの方や自社の運用にあわせたやり方の相談をしたい方はお気軽にお問い合わせください。


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