Zoho CRM活用法:ワークフローで1年分の商談の金額を月別に分割して計上する

■概要
この記事では、Zoho CRMの活用法についてお届けします。今回は、1年分の商談の金額を月別に分割して計上し、月別の売上見通しを立てられるようにする方法をご紹介します。この方法は、特にサービスやライセンスの提供を行っている方に役立ちます。

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■Zoho CRMの現状の仕組み
1年間=12ヶ月分のサービスやライセンスを売り上げた場合、Zoho CRMに1年間分の売上を一括で登録することはできますが、各月ごとに分割して登録するような仕組みはありません。

このため、通常はサービスやライセンスの開始日の日付を商談に入れ、その日付に1年分のすべての金額を計上します。一方で、サービスやライセンスを月単位で提供するような場合、この方法だと月ごとの金額が確認しづらくなります。

月ごとの売上を把握するためには、月ごとの商談を12回手動で登録する必要があります。しかし、12回も似たような作業をやるのは手間ですし、ミスも発生しやすくなります…orz

■これで解決!
そこで、Zoho CRMのワークフロー機能を活用して、1年分の商談の金額を月別に分割して計上するような処理を組むことで作業を効率化し、ミスを減らせます。

具体的には以下のような流れで設定します。

  • カスタム関数の設定:受注金額を12等分して12ヶ月分の商談を作成する関数の作成
  • ワークフローの設定:商談の受注時に上記の関数を呼び出し

■どうなる!?
例えば、1年(12ヶ月)分のサービスを受注したとして、以下のような場合を想定します。

  • 金額:120万円/年(10万円/月)
  • サービス提供期間:2015年9月1日から2016年8月31日
  • 計上方法:2015年9月から1ヶ月ごとに10万円を計上

より具体的には、2015年9月1日に10万円、2015年10月1日に10万円、2015年11月1日に10万円……2016年8月1日に10万円、といった形で商談が登録されます。

この動作は、ワークフローのカスタム関数という機能を利用していますが、具体的な関数の内容のサンプルは以下をご参照ください。

■さらに深める
なお、上記の方法では、年間用の商談と、月間用の商談が両方登録されます。両者を分けて集計する場合、識別用の項目を追加して、その項目をもとに分けて集計したりもできます。

また、月別の商談だけを追加したい場合は、カスタム関数にさらに処理を追加したり、Zoho クリエーターのフォームを連動させたりすることで対応できます。

このあたりは細かくなってきますのでより詳細な情報をお求めの方や自社の運用にあわせたやり方の相談をしたい方はお気軽にお問い合わせください。

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