ビジネスチャットと顧客・案件管理をクラウドで連携!チャットワークとZoho CRMを連携させる方法

皆さん、こんにちは。

先日クラウド型のビジネスチャットサービス「チャットワーク」APIが公開されました。さらに先日、Zoho CRMの機能が大幅に強化されちょったとですが、その中にワークフローでのカスタム関数の呼び出しという機能の追加がありました。

ワークフローでのカスタム関数の呼び出し???文字面だけ読むと何のこつかようわからん!と思われる方もいらっしゃると思いますので簡単に解説しちょきます。

Zoho CRMのワークフロー機能とは、Zoho CRM内で顧客や案件のデータを追加・編集した際に条件に応じて処理を自動化できる機能です。具体的には以下のような処理を自動化できます。

  • メールの送信
  • タスクの割り当て
  • データの更新

例えば、見込み客のデータを登録したタイミングでフォローメールを自動で送信したり、商談のステップが「見積」になったら「見積作成」というタスクを自動で割り当てるといった処理が可能です。

今回の機能強化で、上記の処理に加えて、カスタム関数の呼び出しが可能になりました。これはどういうもんかと言いますと、エクセルのマクロのようなもので、プログラム的にいろんな処理ができるようになっています。

その中でできることの1つに、外部のシステムとのデータのやりとりがあります。この機能を利用すると、Zoho CRMを他のシステムとよりスムーズに連携させられます(※なお、カスタム関数の機能はエンタープライズプランでのみ利用できます)。

さて、前置きが長くなりましたが、今回のメインのお話であるチャットワークとZoho CRMの連携について以下説明していきます。

大まかな手順としては以下の通りです。

まず、チャットワークAPIを準備します。

  1. チャットワークのAPIを申し込む (※チャットワークのAPIは現在プレビュー版です)
  2. APIが利用できるようになるのを待つ
  3. テレビを見たりSNSを見たりマンガを読んだりしながら待つ
  4. 時々チャットワークの状況を確認してみてまだ有効にならないかなーとソワソワする
  5. 有効になったら、ひとしきり喜んだ後、APIトークンを取得する(取得方法

上記が完了したら、Zoho CRMでワークフローの設定を行います。
今回は、商談/案件が「受注」のステップになったらチャットワークに受注したことを知らせるメッセージを表示する設定を行ってみます。

ワークフローの設定はこんな感じです。
まず、ワークフローを設定するタブ(今回は商談)を選択し、ルール名等の詳細を入力します。

workflow1

ワークフローを実行するタイミングを選択します。workflow2

ワークフローを実行するための条件を設定します。
workflow3

処理内容を設定します。今回はここが肝です!
チャットワークのAPIを呼び出してメッセージを投稿するカスタム関数を作成し、設定します。
workflow4

関数の設定内容はこんな感じです。なんのこっちゃ!?っていう方は飛ばし読んでください。
chatwork-crm-function

設定を完了後、いよいよ実際に動作させてみましょう。
商談/案件のステータスを「受注」に変更すると…
chatwork-crm-potential-close

設定したメッセージがチャットワークに表示されます!
chatwork-crm

※上記はテストなので自作自演気味のメッセージが入っていますがご了承ください。

上記の例ではメッセージの表示のみですが、チャットワークのAPIは充実していますのでかなりいろんなことができます。パッと思いつく範囲ではこんなことができると思います。

  • 重要案件が発生した時に情報共有用のチャットルームを自動作成する
  • タスクが発生した時にチャットワークでタスクを登録する(例:見積作成が必要になったらチャットワークで担当者に「見積作成」のタスクを追加)
  • Zoho CRMで予定を登録した時に予定情報をチャットワークに投稿して予定を共有する

他にも夢広がります。皆さんもぜひお試しください!

おまけ:
チャットワークAPIのテストに使ったZoho クリエーターのアプリを公開しておきます。

自分のアカウントにインストールし、「設定」タブでトークンを設定したら利用できます。簡単にテストしただけですが、何か追加してほしいものがあればリクエスト頂けると、余裕のある範囲で追加していきますのでお知らせください。

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