クラウド型SFA・CRMサービス「Zoho CRM」徹底活用!:Zoho CRMで日報を管理する方法

本シリーズでは、クラウド型SFA・CRMサービス「Zoho CRM」を徹底活用するための活用方法を紹介していきます。第1弾の今回は、特に日本の皆様からご質問・ご要望の多い「日報」についてです。

■この記事を読むとわかること

  • Zoho CRMでの日報の管理方法

■この記事の読了時間(目安)

  • 3分

■この記事を読むと解決できるお悩み

  • 営業マンの日々の活動状況が分からない
  • 報告用の日報はあるが、記入に手間や時間がかかる
  • 日報の入力内容や書式が統一されていない
  • 日報と顧客管理のシステムが連動していない
  • 顧客/案件管理にZoho CRMを使っているが、どうやって日報を記入すれば良いかよく分からない

■はじめに
営業活動の中で登場する頻度が高いのが「日報」。日報をどのように管理し、どのように活用していくか、お悩みの方も少なくないのではないでしょうか?

この記事では、クラウド型顧客・案件管理サービス「Zoho CRM」を活用して上記の悩みを解決し、日報を効率的・効果的に管理して営業活動に活かしていく方法を解説します。

■Zoho CRMで日報を実現する3つの方法
Zoho CRM上で日報の機能を実現するには、大きく分けて以下の3つの方法があります。

  1. メモ欄に入力する
  2. 予定とあわせて入力する
  3. 日報専用のタブを作って入力する

以下、それぞれについて解説します。

1. 日報をメモ欄に入力する方法
こんな方にオススメ:

  • 日報の細かい書式は問わない
  • とにかくシンプルに管理したい
  • できるだけ入力の手間を省きたい

こちらは最もシンプルな方法です。Zoho CRMの「メモ」機能を活用して日報を入力します。

メモの入力サンプル

メモの入力サンプル

Zoho CRMでは、各データに対してメモを記録することが可能です。ワンクリックで記入を開始でき、自由な形式で手軽に記載できます。記載した内容は、日別、顧客別、営業担当者別等で抽出してレポートを作成し、一覧で確認することも可能です。

2. 日報を予定とあわせて入力する方法
こんな方にオススメ:

  • 訪問等の予定ベースで日報を記入している
  • 予定管理をZoho CRMで行っている
  • 日報の入力項目をある程度指定したい

1と同じく比較的シンプルなやり方です。1のメモ欄を活用する方法だと、日報として報告したい内容と単なるメモが混ざってしまって見にくくなる場合があります。特に、訪問等の予定ベースで活動報告を行っているような場合は、予定とあわせて報告内容を記載する方が手間無く管理できます。

具体的には、Zoho CRMの「活動」タブの「予定」の機能を活用して日報を入力します。

Zoho CRMの予定

Zoho CRMの予定

上記の例では、詳細情報の欄にすべての情報を入力していますが、項目を追加して入力する内容を指定することも可能です。

3. 日報専用のタブを作って日報を入力する方法
こんな方にオススメ:

  • 日報の入力項目をしっかり指定したい
  • 日報専用の入力フォームを利用したい

こちらが一番手間がかかるやり方ですが、日報の記入内容を細かく管理したい場合に向いています。1や2の方法では、日報のデータを独立して管理するのではなく、他のデータに付随する形で管理する形でしたが、この方法では日報用のデータベースを作成して管理できます。

具体的には、Zoho CRMのカスタムタブの機能を利用します。「日報」というタブを新しく作成し、入力項目を追加・修正します。

新しいタブの作成

新しいタブの作成

 

日報の詳細の作成

日報の詳細の作成サンプル

 

※なお、カスタムタブの機能はエンタープライズプランでのみ利用できます。

■おわりに
今回ご紹介する内容は以上です。日報をうまく管理・活用すれば、営業マン、営業マネージャーそれぞれにとって以下のようなメリットが産まれてきます。

  • 営業マンにとってのメリット
    • 過去の対応履歴を顧客ごとに確認でき、次の営業対応に活かせる
    • 引き継ぎが楽になる
  • 営業マネージャーにとってのメリット
    • 営業マンの動きや案件の状況が分かる
    • 部下へのアドバイスに活かせる

ぜひご活用ください!

ちなみに、いずれの方法でもレポート機能を使って抽出・集計することも可能です。さらに、定期レポート機能で毎日自動で集計して送付することも可能です(こちらの機能についてはまた改めてご紹介します)。

■参考情報

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