営業フォローに役立つZoho CRM操作集 – マクロで営業フォローの作業を自動化!

このシリーズでは、営業フォローに役立つZoho CRMの操作をお伝えしていきます。これまでに以下のような内容をご紹介してきました。

今回は、これらを組み合わせて行う際に役立つ機能をご紹介します。

■この記事を読むとわかること

  • マクロ機能を活用してや営業フォローの効率を上げる方法

■この記事の読了時間(目安)

  • 4分

1409745811_flow-chart■営業フォローの流れ
皆さんは営業フォローをどのような流れで行っていますか?流れがある程度決まっている場合、Zoho CRMの自動化の機能をうまく活用すれば、作業効率をグッと上げられます。

例えば、以下のようなフローを想定してみます。

  1. 新しい見込み客に電話をかける
  2. つながった場合は通話の詳細をZoho CRMに記録し、つながらなかった場合はメールで一旦連絡を入れる
  3. 見込み客のステータスを変更する(コンタクト済み、未達等)
  4. 継続してフォローする場合、改めて電話するタスクを登録しておく

この時、つながらなかった時の対応として、以下の3つの操作が必要です(上記の2−4の手順に対応します)。

  1. メールの送信
  2. ステータスの項目の更新
  3. タスクの登録

それぞれの操作については、それぞれ以前の記事でご紹介し、その中で効率的に処理する方法もあわせてご紹介しました。ただ、3つの操作が関係してくると、だんだんややこしくなってきますし、操作の手間も増えてきます。

■一連の作業をワンクリックで自動処理!
そこで役立つのがマクロ機能です。マクロ機能とは、以下の3つの種類の操作をひとまとめにして登録しておき、呼び出した時に自動で処理する機能です。

  1. メールの送信
  2. 特定の項目の更新
  3. タスクの登録

上記の例のように、見込み客に電話をかけた後に不在だった場合の処理と照らし合わせるとこのような感じで設定できます。

  1. メールの送信…営業フォロー用のメールの送信
  2. ステータスの項目の更新…見込み客ステータスを「追跡中」に変更
  3. タスクの登録…「追加のフォロー」のタスクをその日から1週間以内を期限として設定

マクロの設定

設定したマクロはワンクリックで呼び出せます。

マクロ一覧

上記の例の場合、マクロを呼び出すと、「見込み客フォローアップ1」のメールが送信され、ステータスが「追跡中」に変更され、「追加のフォロー」というタスクが設定される処理がすべて自動で実行されます。マクロのメニューを選ぶだけでこれらの処理を一気に完了でき便利です(^^)

また、複数の対象について一気に適用することも可能です。この機能をうまく活用すれば、営業フォローの効率をさらに上げていくことができます。ぜひご活用ください!

■具体的な設定手順

※マクロ機能はプロフェッショナルプラン、または、エンタープライズプランで利用できます。

■参考情報

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