労務・人事・勤怠・工数・申請その他の管理をひとまとめに!SmartHRとZoho Peopleを連携

はじめに

今回の記事では、労務管理部門クラウドソフトでシェアNo.1の「SmartHR」とZoho Peopleの連携方法についてご紹介します。SmartHRについては、テレビCM等でもご存知の方や利用中の方もいらっしゃるかもしれませんが、初めて知った!という方は以下をご参照ください。

 

SmartHRとは…

「メンドウな労務手続きや、情報管理をラクラク行える「クラウド人事労務ソフト」です」

参照:https://smarthr.jp/

 

SmartHRいいね!

この記事を書くきっかけとなったのは、当社への導入です。従業員数も増えてきた中で、社会保険手続きを始めとする労務関連の業務効率化が大きな課題となってました。その解決のため、SmartHRを導入しました。

 

まだこれから活用予定の機能もありますが、最初のステップとして主に入社手続きとそれに伴う社会保険の書類の作成や電子申請の機能を利用しています。

 

担当者の声↓
まだこれからの部分もありますが、すでに業務が楽になった部分が見えており、今後の展開が楽しみなところです(特に8月に新たに追加された「雇用契約機能」に期待大です)。

 

なぜ連携?

ところで、当社では人事データベース・社員台帳として Zoho Peopleを利用しています。Zoho Peopleでは、従業員などの標準のフォームがあり、独自項目の追加や並べ替えなどのカスタマイズが可能です。

 

それだけではなく、独自のフォームも手軽に作れます。基本的な人事情報だけではなく、関連する他の情報もあわせて管理できます

 

こんなイメージです↓
以下は従業員データに対し、TOEICの受験履歴や表彰の履歴を関連付けて管理している例です。

 

他にも例えば、人事異動や研修受講の履歴、保有資格・スキル、貸与備品など、様々な種類のデータを管理するためのフォームとデータベースを自社に合わせて作成できます。それらのデータを従業員のデータと関連付けて確認・管理可能です。申請や承認の機能もあるため、申請用のフォームも作成して連動できます(例:出張や経費の申請)。

 

SmartHRとZoho Peopleは、機能的にはあまり重なりません。このため、両方使っていてそれぞれに便利なのですが、人事データだけはどうしても両方に登録が必要です。通常ですと、データを二重に入力する必要が出てきてしまいます…(-_ -;)

 

どげんかせんといかん!

ということで、SmartHRのAPIを活用してデータを連動させるようにしてみました(SmartHRのAPI はドキュメントもわかりやすく使い勝手が良く、検証もスムーズでした^^)。

 

連携の概要

それぞれのサービスの機能のカバー範囲は以下のようなイメージです。

 

人事データさえ連動できれば、それぞれの機能を補完的に利用できます(^^)

 

具体的な連携としては、Zoho People の自動化の機能を用いて以下の2つを実装しました。

  1. Zoho Peopleで従業員データの追加時に、SmartHRに従業員データを送信&SmartHRへの招待を実行
  2. SmartHRに提出された従業員の詳細データをZoho Peopleに取り込んで従業員データに反映

連携のフローは以下のとおりです。

 

SmartHRからのデータ取得処理の起動をするためのボタンはこんな感じです。従業員のデータを参照しながらボタンをクリックするだけでSmartHRの詳細データを取得して反映できます。

 

※連携には、Zoho Peopleのカスタム関数の機能を用いています。利用するにあたってはアカウントごとの設定が必要です。関数の詳細については以下をご参照ください。

 

連携の効果

この連携により、入社時の従業員データの二重入力をほぼ解消できます。連携しなくてもコピペ&二重入力でなんとかなるところもあるかもしれませんが、それだとミスが起きる可能性も増えてしまいますし、手間もそれなりにかかります。

 

その手間を別のことに使える方が良いですし、担当者の事務ストレスも減りますのでこうした連携を活用できる方が良いかなと思います(連携しやすいのがクラウドの良いところですし!)。

 

今後に向けて

今回の連携は、主に入社時のデータの連動ですので、入社後の更新情報の連動については今後の課題です。なお、Zoho Peopleにはメール通知や各種処理を自動化する機能もありますので、それらの機能も組み合わせてさらに自動化を進めていきたいと思います。

 

また、先日開催された「SmartHR Next 2018」のイベントにおいて、SmartHRのプラットフォーム化構想が発表されていました。今後ますます連携しやすくなっていくと思いますので、そちらの展開も楽しみにしつつ、できることが増えたら随時試してお知らせしていきたいと思います。

 

参考情報

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