営業フォローに役立つZoho CRM操作集 – 通話の記録を半自動化

このシリーズでは、営業フォローに役立つZoho CRMの操作をお伝えしていきます。前回は、カスタムリンクを使った会社情報のかんたん検索についてお伝えしました。

今回は、営業フォローの中でも電話をかける際に役立つ操作をご紹介します。

■この記事を読むとわかること

  • 通話のタイマーを使って通話の情報を手間無く記録する方法

■この記事の読了時間(目安)

  • 4分

1409139062_Businessman■通話の記録は大事、でも手間はかかる…
営業フォローで電話をかける際に、通話の記録は残していますでしょうか?毎回記録するのは面倒ですよね。でも、これをやっておくとやっておかないとでは、営業対応の精度や顧客満足度が大きく変わってきます。

記録を残しておかないと、同じ人に何度も電話をかけてしまったり、すでに聞いている用件について繰り返し確認してしまったりという問題が発生することがあります。また、一度かけて不在であることが分かっているのにもう一度かけてしまったりということも起こります…

CRM内に情報をきちんと記録しておけば、このような問題は回避できます。しかし、ここで問題になるのが記録の手間です。重要な電話だけを記録するとしても、記録するのは手間も時間もかかります。

crm-通話■通話のタイマー
そこで役立つのが今回ご紹介する通話のタイマー機能です。この機能を利用すれば、通話情報の記録を簡略化できます。特に便利なのがタイマーの機能です。

電話番号をプッシュした後に相手にかかるのを待ちながら通話の記録画面を開き、タイマーを起動すると、ちょうど通話が始まるくらいのころにタイマーが動き始めます。

通話が終了したらタイマーを止めるだけで、自動で誰がいつどのくらいの時間通話したかが記録されます。

最低限これだけでも記録しておけば後から参照する際に役立ちますが、あわせて通話の結果や詳細を記録して保存しておけば、対応の精度をさらに上げることもできます。

もちろん、CRM上に記録されるので、連絡先や商談などの情報とひもづけも簡単です。見込み客や連絡先の画面から起動した場合は自動でひもづきますので、関連付けの手間も不要です。

通話の記録の一覧は以下のように表示されます。関連づけられている連絡先の詳細とあわせて一元的に管理できるので、顧客に対する活動履歴をサッと確認できます。

crm-通話一覧

ちなみに、見込み客や連絡先の詳細画面の右側の「クイックアクション」から新しい通話の記録画面をすぐに呼び出すことも可能です。

crm-通話2
劇的に!!というほどのものでもないのですが(^^;)こういった小技が積み重なると効いてきますのでぜひご活用ください!

■具体的な設定手順

■参考情報

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