Zoho CRM一問一答:インポートのつまずきどころトップ3

一問一答
今回の記事では、一問一答形式でZoho CRMへのデータの取り込み(インポート)機能に関してご紹介します。よくある質問の中から独断と偏見によりトップ3をとりあげて解説したいと思います。

Q.インポートしても文字化けしてしまうのですがどうしたら良いですか?
A.インポートしようとしているファイルの文字コードを確認してください。

Zoho CRMの標準の文字コードは「UTF-8」というものです。一方、Excel等のソフトで作成したcsvファイルは、通常「Shift_JIS」になっています。この場合、インポート時の設定で文字コードを指定する必要があります。

文字コード

なお、xlsやxlsx形式のファイルの場合は特にこの設定を気にする必要はなく取り込めます。

Q.日付のデータがうまく取り込めません。考えられる原因は何かありますか?
A.Zoho CRMの標準の日付の形式は「MM/dd/yyyy hh:mm:ss」(月/日/年 時:分:秒)です。インポートしようとしているデータの日付の形式がこちらと一致していない場合、日付のデータが適切に取り込めません。

適切に取り込むためには、インポートの詳細設定の「インポートするファイルの日付フォーマット」で、ファイルのデータの形式と一致する形式を選択する必要が有ります。

日付フォーマット
Q.「組織の◯◯のインポート」って何ですか?
Q.インポートはうまくいったんですが、担当者が全部自分になってしまうんですがどうしたら良いですか?

A.この2つは一見違う質問に見えますが、答えは1つです(^_^)。

インポートの画面には、2つの種類のインポートのメニューが表示されます。以下の2つです。

  1. ◯◯のインポート
  2. 組織の◯◯のインポート

「◯◯」にはタブ名が入ります。見込み客の例だと以下のようになります。

  1. 見込み客のインポート
  2. 組織の見込み客のインポート

組織のインポート

通常は、1つ目が選択されていますが、こちらを利用すると、インポートしたデータの担当者がすべて自分(インポートしたユーザー)になります。

2つ目を選択すると、データを別の担当者にも割り当てることができます。割り当てる方法は以下の2つです。

  1. ファイルの中に担当者の列を設けてそこに担当者のメールアドレスを記載してインポートする
  2. 割り当てルールを利用する

1の場合、インポート時の項目の関連づけで、そのファイルの項目と、CRMの「◯◯の担当者」の項目とを関連付けます。2の場合、インポートの詳細設定で割り当てルールを選択します。

以上です!いかがでしたでしょうか?これであなたもインポートマスター!?に一歩近づけた(かもしれません)。

その他のよくある質問も含めて以下のページに記載しています。今後も質問が増えてきたら随時追加していきますのでこちらをご参照ください。


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