従業員のスケジュール管理を簡単にする方法 – Zoho People のシフト管理

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最近の調査で、世界の労働人口全体の1/5近くがシフト（交代制）勤務であることが明らかになりました。（※出典1）

近頃は、ほとんどのビジネスで24時間体制の最高レベルの顧客サービスを提供しています。けれども、顧客にとっての最適なサービスは、シフト管理者にとっては非常に難しい課題です。もしあなたが従業員の勤務スケジュールを管理する立場であれば、その困難さを誰よりも理解されているでしょう。シフト管理はいまや、人事部・管理者・経営者にとっての最大の関心事なのです。

毎週、毎月のスケジュール作成は非常に手間がかかります。やっと完成したと思った次の瞬間に、病欠の電話が掛かってきたり、シフト交換や休暇取得の申請を受けたりといった悪夢が始まるのです。従業員が多かったり、いつもバラバラな時間帯で勤務するアルバイトがいる場合は、スケジュール調整がさらに複雑になります。小さな変更でも、めぐりめぐって大きなシフト変更に広がる可能性があるのです。スケジュール管理をうまくこなさないと、従業員・管理者ともに生産性や心の平穏が奪われてしまうでしょう。

従業員のシフト管理を効率的に行うために、スケジュール管理ソフトウェアの利用が役立ちます。

Zoho People のシフト管理機能

クラウド型の勤怠管理サービスである「Zoho People」には、シフト管理機能が備わっています。従業員のシフトスケジュールの管理という、複雑な業務の役に立ちます。Zoho People のシフト管理機能により、効率的にかつ簡単にシフトスケジュールを作成できます。
 

Zoho People のシフトスケジュール管理機能とメリットをご紹介します。

複数のシフトを追加 – リソースと工数を最適化

Zoho People では、複数のシフトを追加できます。シフトに基づいた休日も作成できます。従業員別のシフトスケジュールを指定された時間枠で組んだり、あるいは、すでに予定された日のシフトの変更も可能です。Zoho People のシフト管理機能により、人事部やシフト管理者が柔軟にシフト表を作成/管理できます。もうシフト管理でイライラしたり、悩んだりすることはありません！

ユーザーの関連付け – スケジュール管理のミスを最小限に

複数の従業員のシフトスケジュールを一括作成しましょう。シフトに矛盾があると通知が表示されるので、シフト変更の申請を簡単に処理できます。休暇登録や予定重複などのミスを最小限に抑えられます。

シフトのローテーション – シフト表を簡単作成

シフト、従業員、日付をリストから選択するだけ！ シフト表の長さを制限する必要もありません。週/月/四半期などの期間を指定して表示を切り替えられます。スケジュールを事前に作成しておくことも可能です。

従業員へのアラート通知

新しいシフト表を作成した際に、電話やメールで知らせる手間は不要です。Zoho People では、フィード機能で自動的に通知が投稿されます。従業員ごとにカスタマイズしたメールを送付することも可能です。いっそうの心の平安を得られますね！

最後に、シフト管理を効果的にかつストレスフリーに行うために、従業員の希望に留意してください。結局は、個人の希望が生産性向上につながるからです。

満足度の高い従業員 = 生産性の高い従業員

従業員のシフトの希望と休暇申請は、全従業員に関わるスケジュールの準備と作成に最も重要な要素です。従業員が自身のニーズに応じてスケジュールを調整できることで、従業員の満足度は向上します。従業員が希望通りのスケジュールで勤務できれば、組織の生産性も向上するでしょう。

シフトスケジュール管理を簡単にできるツールをお探しなら、Zoho People をぜひ一度お試しください。今後さらなる機能追加も予定しています。またこの場でお知らせします。

シフト管理の成功をお祈りしています！

Zoho People は無料でお試しいただけます。今すぐ無料登録をしてぜひお試しください。

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※出典1：http://www.iisc.ernet.in/currsci/jul102001/32.pdf

※本投稿は、グローバル本社（Zoho Corporation）の Zoho Blogs の記事を翻訳・加筆したものです。元の記事（2016年11月25日）はこちら