営業資料の管理効率化で、営業チームを強化!Zoho CRMの新機能「ドキュメントライブラリー」が便利

※記事の最後に、お得な「Zohoからのお年玉情報」が載っています。

提案書、見積書、請求書、契約書、商品カタログ、価格表、パンフレット、プレゼン資料…
営業チームが日々関わっている資料の数は膨大です。

「あのファイルどこだっけ?」
「このファイル、どうやって共有しましょうか?」
「あっ!価格表をせっかく修正したのに、上書きされている(涙)」

こういうやり取りが無くなったらいいのになぁ~…と考えた事がある営業担当者は、たくさんいるのではないでしょうか?

そんな方々に朗報です☆
2013年のZoho CRM新年アップデート(プレスリリース記事)により、営業資料の管理に役立つ「ドキュメントライブラリー」という機能がリリースされました。

現在、Zoho CRMのプロフェッショナルプラン/エンタープライズプランをご利用の方は、Zoho CRMの画面を確認してみてください。「ドキュメント」というタブが増えていませんか?

このタブを開くと、ファイルの作成やアップロードができる、レポジトリーが開きます。レポジトリー内では「商品資料」「契約関連」のようなフォルダーを自由に作成し、営業関連の資料をスマートに管理&共有できるようになっています。

また、フォルダーを作成する際、共有する相手やグループを選択できます(上画像)。例えば、「重要な商談情報は営業チームのみで共有する」などの管理が可能です。

この他、ユーザーの役職(部長、課長など)に応じて、ドキュメントの「表示/修正/削除…etc」など、ファイルへのアクセス権限を細かく設定することもできます(「設定」画面の、「権限設定」リンクより可)。

さ・ら・に、Zohoの文書作成サービスも内蔵されているので、Zoho CRMの画面から直接資料を作成できるなど、作業効率化に役立つ機能が満載です。

営業関連の資料がすべてZoho CRM内に集約されるだけで、管理が楽になりますよね。さらに、共有機能や権限設定により、チーム内のやり取りがスムーズになります。

それまでの煩雑な作業が無くなり、作業時間に余裕が持てたら、何をしたいですか?

「うーん…まぁ、ちょっとホッとできたら、それでいいかな。」
というのでも、良いと思います。ぜひ同僚に向けてニッコリ笑って、チーム内の雰囲気改善に役立ててください☆

 

Zohoからのお年玉

本日ご紹介した新機能…実は、新しく提供されたのは、機能だけではありません。

気付いていない方が多いかもしれませんが、ドキュメントライブラリーのリリースに伴い、付与されるストレージ容量も、増えているのです。

下記のように、データ容量が増えました。

・プロフェッショナルプラン:250MB/組織→250MB/ユーザー
・エンタープライズプラン:500MB/組織→500MB/ユーザー
・無料プラン:100MB/組織→250MB/組織

つまり、Zoho CRM(プロフェッショナルプラン)を4ユーザーで利用されている方は、組織全体で1GBの容量をゲットしていることになります(^^)

ドキュメントライブラリーを利用できない無料プランの方にも、こっそり150MB分の容量をプレゼント…!機能が増えてますます可能性が広がったZoho CRM、ぜひご活用ください(^^)

>>Zoho CRMサービスサイト

 

 

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