パートナーさんとの情報共有を効率よく、スムーズにしたい…。お客様から頻繁に受ける問い合わせ内容に関する資料を共有したい…。
Zoho CRMをお使いいただいていらっしゃる皆様、そんな悩みを抱いたことはありませんか？
今回ご紹介するのは、Zoho CRMに新しく追加された「顧客用ポータル」の機能です。
（※エンタープライズプランでご利用いただけます。）
顧客用ポータルとは？
ご利用になられているZoho CRMの組織にポータル（CRMの情報を共有することができる機能）を作成して、お客様・ベンダー・パートナーなどを招待することができます。
つまり、CRMの組織内ユーザーでない方に、情報を共有できる場所を提供できるのです。
こちらが顧客用ポータルです。こちらでお客様・ベンダー・パートナーなどと情報を共有できます。
三つの特徴
顧客用ポータルは、以下の三点が大きな特徴となります！
①ライセンスの追加購入不要
②情報の共有がスムーズ
③編集、閲覧範囲を設定できる
特徴について、ひとつずつ見ていきましょう！
①ライセンスの追加購入不要
従来のZoho CRMでは、CRMのユーザー以外がその組織のデータを確認するためにはライセンスの購入が必要でした。
ユーザーライセンスを購入して、ユーザーとして組織に入ることで、組織のデータの確認ができました。
もちろん、それにはライセンスの追加購入が必要でした。
なので、◎ヵ月間だけ業務提携するのでわざわざライセンス購入の手続きを取るのが手間だなぁ…という場合や、CRMの管理ではなく閲覧だけしてもらいたいのにアカウントの購入をお願いするのはなぁ…という場合にも、そのユーザー分の追加コストがかかってしまっていたのです。
しかし、顧客用ポータルをご利用いただければ該当のユーザーを招待していただくことで、ライセンスの追加購入不要でCRMのデータが共有できるのです！
（初期設定の「ポータルのユーザーの種類（＝ポータルユーザーを分類するグループのことです）」を使用する場合のみライセンスの追加購入が不要です。「ポータルのユーザーの種類」を追加したい場合は、50名以上のライセンス有効ユーザーが組織にいることが購入の条件となります。）
詳細についてはこちらからご覧いただけます。
→https://www.zoho.com/crm/help/portals/
初期設定のポータルのユーザの種類には、最大5,000人のユーザーを無料で招待できます。
（共有できるタブは、「連絡先」「商談」「商品」「見積書」「受注書」「発注書」「請求書」「問い合わせ」になります。）
②情報の共有がスムーズ
お客様・ベンダー・パートナーからの「××の書類を送ってください」、「△△のファイル確認したいのですが」といった問い合わせ、迅速・効率的に対応したいと思ったことはありませんか？
そんな悩みも、顧客用ポータルの機能で解決してしまいましょう。
顧客用ポータル内で、必要な資料をポータルユーザーに紐付けて表示することができます。
必要な資料やデータをここに一度共有しておけば、ポータルユーザーはいつでも確認ができるのです。
これにより問い合わせ対応にかける時間を削減できるだけでなく、お客様・ベンダー・パートナーにとってもスムーズな情報取得が可能となります。
③編集、閲覧範囲を設定できる
ここまで紹介してきました顧客用ポータルの機能を見ていただいて、
「情報が共有できるのってすごく良いな！でも、見せたくないタブや項目もあるんだよな…」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか？
顧客用ポータルでは、その要望も叶えることができます。
CRM上に表示されているタブや項目を、顧客用ポータルではどこまで編集、閲覧できるようにするか設定することができるのです。
ちなみにタブのレイアウトごとに設定も可能ですので、より細かくカスタマイズすることができます。
いかがでしたか？より効率よく営業を行うために、どんどんCRMを活用していただければ嬉しいです！
設定や操作方法をYouTubeにて紹介中！
顧客用ポータルの機能、良いね！と感じていただいた方々の中で、
「初期設定方法がわからない…」
「具体的な活用方法や操作方法が不明です…」といった悩みを抱いている方へ朗報です！
なんと、顧客用ポータルの説明動画をYouTubeにてアップロードしております！o(^▽^)o
顧客用ポータルを使い始めたい方々へ向けた、初期設定を完了させるための「設定編」
→https://youtu.be/20-fq_1lp1w
顧客用ポータルを活用していきたい方々へ向けた、様々な詳細設定を紹介している「デモ編」
→https://youtu.be/moWV12AZwzU
顧客用ポータルの具体的な活用方法を知りたい方々へ向けた、活用例を知るための「具体例編」
以上の三点をYouTubeで大公開中です。こちらも是非よろしくお願いいたします！
