Zoho インボイス活用ガイド:顧客データのインポート

 

クラウド型請求処理サービスZoho インボイスでは、あらかじめ登録しておいた顧客データを利用して、簡単に見積書/請求書を作成できます。

顧客データは見積書/請求書の作成画面から新たに追加することもできますが、すでに顧客名簿を持っている場合は、最初にデータをインポートしてしまった方が楽です。

インポートできるファイル形式は、CSVもしくはTSVです。


<目次>
■「顧客」と「連絡先」の違いについて
■CSV/TSVファイルについて
■データのインポート方法
■Zoho CRMとの同期


【「顧客」と「連絡先」の違いについて】

Zoho インボイスには、「顧客」データと「連絡先」データを分けて登録できます。

・「顧客」:会社名や住所(請求先/納品先)を登録できます。
・「連絡先」:個人名や電話番号、メールアドレスを登録できます。

「連絡先」データは、「顧客」データの中に含まれます。

「連絡先」に請求先企業の担当者を追加しておくと、見積書/請求書をメール送信するときに便利です。

※請求先が企業ではなく個人の場合は、「顧客」データに個人名を登録する等の方法があります。

 

【CSV/TSVファイルについて】

CSV/TSVファイルとは、項目をカンマ(,)やタブ文字で区切ったデータファイルのことです。

下画像のように、顧客データをエクセルファイルで保管している場合は、下記の方法によってファイル形式を転換できます。

(1)画面左上のWindowsアイコンをクリックし、「名前を付けて保存」>「その他の形式」をクリックしてください。
(2)「ファイルの種類」で、「CSV(カンマ区切り)」を選択して、保存してください。
以上で、エクセルファイルをCSVファイルに転換できました。CSVファイルを開くと、下画像のようになります。

【データのインポート方法】

Zoho インボイスには、CSV/TSV形式の顧客データをインポートできます。
(※今回は、下画像のように「名、姓、社名、メール」 を記録したCSVファイルを、「連絡先データ」としてインポートします。)

(1)Zoho インボイスの画面で「顧客」タブを開き、「連絡先のインポート」リンクをクリックしてください。

(2)次の画面で、インポートするファイルをアップロードし、「文字コード」を選択し、「次へ」ボタンをクリックしてください。(※エクセルファイルをCSVファイルに転換した場合、文字コードは「Shift_JIS」になっています。)

(3)項目の関連付け画面が表示されるので、CSVファイルの項目と、Zoho インボイスの項目を関連付けた後、「次へ」ボタンをクリックしてください。

(4)最後に、プレビュー画面でデータを確認し、「インポート」ボタンをクリックしてください。

「顧客名」と関連付けた「社名」は、顧客データの中に登録され、その他の個人情報(名前、メールアドレス)は連絡先データとして収容されます(下画像)。

■サンプルファイル

Zoho インボイスでは、「顧客データ」をインポートするか「連絡先データ」をインポートするかによって、関連付けの項目が異なります。インポートファイルを作成する時の参考になるよう、Zoho インボイスの項目に合わせたExcelファイルのサンプルを用意しました。既存の顧客名簿と比較する際などに、お役立てください。

>>こちらのリンクよりダウンロードできます

 

【Zoho CRMとの同期】

すでにZoho CRMを使っていて、顧客データがZoho CRM内にたまっている場合は、Zoho CRMからZoho インボイスへ顧客データをインポートすることもできます。方法は、下記の通りです。

(1)Zoho インボイスの「顧客」タブに進み、右横の「Zoho CRMからインポート」というリンクをクリックしてください。
(2) 「ZSCキーを作成するにはこちらをクリックしてください」をクリックすると、Zoho CRMの画面が開き、「メールアドレス」と「ZSCキー」が示されます。両者を入力し、「インポート」ボタンをクリックしてください。
※以後、自動でデータを更新したい場合は、チェックボックスにチェックを入れてください。


■Zoho インボイスのデータをZoho CRMにインポートする方法は?

現在、Zoho CRM – Zoho インボイス間のデータ同期は、CRM→インボイスの一方向のみです(双方向の同期は、開発中です)。

一方で、Zoho インボイスに登録した顧客データは、CSV、Excel形式でのエクスポートが可能です。エクスポートしたCSVファイルを用いれば、Zoho CRMにデータをインポートできます。

 

 

>>Zoho インボイスのサービスサイトへ行く

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