こんにちは、Zoho事業部インターンシップ生の櫻井です。
最近、オフィスが統合され、今まで通っていた関内支社からみなとみらい本社にオフィスが変わりました。
また人の名前と顔を覚える日々に戦慄していますが、今回はそんな私のためになっている機能のご紹介です。
ヒトの情報はZoho ピープルで簡単管理！
ヒトに関する必要な情報は膨大で流動的です。また、個人情報ですのでセキュリティにも気をつかわなければなりません。
Zoho ピープルを活用すれば膨大な情報を簡単に管理、検索でき、権限の設定で情報を必要な範囲の人だけに共有することが可能です。
コミュニケーションの円滑化と情報の管理ができるZoho ピープルの活用方法についてお話します。
ヒトの情報がすぐ見つかる
だんだん人が増えてくると「苗字はわかるけど下の名前が出てこない」「上司の名前はわかるんだけど部下の人の名前なんだっけ」なんてことありませんか？
Zoho ピープルでは入力された情報をもとにこのような組織図が作成されます。
わかりやすい見た目で簡単に人を見つけることができます。
このような図は様々な形で活用できますね！
例えば、私はオフィスが統合される前は関内オフィス(支社)からみなとみらいオフィス（本社）にいる総務に連絡を取りたいときに活用していました。
現在はどの人がどこに所属しているのかを知るのに活用したり、名前をど忘れした時にも使ってます(小声)
また、複数の部署にまたがるようなグループを作成できます。
上記のような委員会に誰が所属してるのかがすぐにわかりますね。
「〇〇について聞きたいけど・・・」と思った時に「誰が所属しているのか」「その人の連絡先」などを調べる手間をなくすことができます。
正確な情報の収集
従業員情報は、公的機関への提出物として、自社の記録としてなど様々な形で記録されます。
すると複数の資料に分けられ、情報修正の際に漏れがあれば「正しい情報」がわからなくなってしまいます。
「正しい情報」を正確に記入してもらうには従業員本人に直接書き込んでもらうのが最も確実です。
Zohoピープルには自分の情報は自分で入力できるフォームがあります。
見られて困る情報、編集されると困る情報などは権限が設定できて安心です。
変更があった際に自分の情報には自分でが入力すると決めるだけで正確な情報が確実に手に入ります。
また、差し込み文書という機能を駆使すれば入力した情報を元に資料を作成してくれます。
情報をいちいち書き出す必要はありませんので業務の効率化は間違いありません！
従業員の情報を入力でき、管理し、簡単に調べられるZoho ピープルで情報を有効活用しましょう！
