NPO×Zoho CRMのススメ

初めまして!

9月から半年間、ゾーホージャパンでインターンをしています及川恵美です。

私のインターン活動のミッションは、NPOの持つ管理体制上の課題を探り、Zoho CRMで解決できることを見つけ出すこと。

これまで様々なNPOにヒアリングをしてきて、それぞれ異なる課題を持っていることがわかりました

しかし、その中でもいくつか共通項となる部分が見えてきました…

それは、「関係者の管理体制上の課題」です。

そこで今回は!

私がヒアリングを通して学んだ、NPO×Zoho CRMの可能性をご紹介します♪


NPOの持つ課題

■「NPO」とは

特定非営利活動団体(Non-Profit Organization)のことを指します。

内閣府の定義は、「様々な社会貢献活動を行い、団体の構成員に対し、収益を分配することを目的としない団体の総称」となっています。

現在、5万を越える団体があり、保険医療・福祉、教育、芸術など多岐にわたる活動をしています。

(参考:内閣府NPOホームページ

 

■管理体制上にどんな課題があるのか?

①管理方法

Ex.)

  • ファイルやフォルダが膨大な数に…探すのも大変
  • 複数人で編集→アップロード→編集→アップロード…を繰り返しているうちに、最新のデータが行方不明に…

紙媒体やExcelでデータを作成し、Google DriveやDropboxといったクラウドサービスにアップロードして共有する

という管理方法をとっている団体が多いようです。

クラウドサービスを利用しているので、リアルタイムで場所にとらわれずに情報共有が可能となるのが特徴ですね!

しかし、様々なデータを扱っているうちに上記のような事態に…!

クリティカルではない場合もあるかと思いますが、避けたい問題ですよね…(*_*)

 

②手作業

Ex.)

  • 数が増加すると大変
  • 二度手間になる作業がある…
  • (特に大人数で作業する場合)ミスの多発

基本的に手入力で作成する作業を行っている団体が多い様子。

自分でやっている分には、手作業が確実!と感じるかと思います。

でもなんといっても、時間がかかる!この現実は避けられません…

1人が様々な業務を兼ねて行うことも多いNPOのスタッフさんにとって、作業効率の向上は大きな効果があるのではないでしょうか?

 

③細かいデータの把握・蓄積→活用

Ex.)

  • 細かい情報を他の人へ共有できない
  • 情報を記録していない

支援会員やボランティア、活動の依頼者…と、NPOは様々な人とつながりを持ち、そしてその関係は重要なものと言えるのではないでしょうか。

1人1人に基づく細かい情報、過去の情報を把握して関係を維持、さらには、より良い関係性へ発展させたいですよね。

けれど、その情報って…「特定の人だけが頭で把握する」に留まってませんか?

せっかくならば過去の情報を活かして、活動を展開していけると良いですよね。

以上のような課題に対してZoho CRMはどういったことができるのか?乞うご期待:)

ということで、次回ではなく下に続きます!


Zoho CRMが持つ解決策!

■CRMとは?

「Customer Relationship Management」の略語で、顧客管理システムと呼ばれるものです。

顧客情報、メール・電話のやり取り、タスク、予定などを一元管理できます。

作業効率向上、顧客1人1人に合わせたやり取りを可能にするツールです。

 

■CRMで解決できることは?

①ファイルの「行方不明」がなくなる!

Zoho CRMは、クラウド上で管理できるツール。変更した部分はその場で反映されるので、言わば“常に最新状態

最新のデータがなくなるなんてことはありません!

また、データベースを統一、つまり、過去の情報や多様なコンテンツの情報を集約できるので…

ビュー(条件が一致するデータだけを一覧表示する機能)やフィルター(一覧からデータを抽出する機能)を活用し、データのPick upが簡単になります!

実際の連絡先データ一覧画面↓

また、一覧表を作成しExcelやPDFにすることもできます。

条件に一致するデータだけを抜き出して一覧表を作成することも可能なので、特定のイベントの参加者一覧を作成するときなどに、1つ1つ作り直す必要がなくなります:)

 

②自動化して作業効率アップ!

Webフォームから自動的にCRMへデータが入るように設定が可能です!

入力の手間が省け、ミスもなくなります(^^♪

実際どんな風にデータが入るのかイメージがつかない…という方は、デモ動画で紹介しておりますので、ぜひご覧ください!

Ex.)Zoho CRM 説明デモ動画(Webフォームについては、3:30~)

 

③データを一元管理して活用できる!

データベースが統一されて一元管理ができる…といってもなかなかイメージがつかないかと思います。

私自身もインターン始めたころ、どう使用するのかわからず、なにが便利なのかわからなかったのが本音です…

ということで、以下のような図を用意いたしました!

例えば、Aさんという方のページ、「連絡先A」があります。(左枠上)

→Aさんの氏名や電話番号の基本情報、今までのメールのやり取り、参加したイベント、購入した商品などの情報が載っています。

Aさんが参加したイベント一覧にある「イベントC」、クリックすると、イベントCのページへ!(右枠一番上)

→イベントの実施日や、そのイベントに参加した人など、イベントCの詳細な情報が載っています。

同じように、Aさんが購入した「商品D」、クリックして商品Dのページへ行くと…→商品Dの詳細な情報が載っています。

「タスクE」はAさんに基づく『行うこと』『行ったこと』を紐づけて記録することができます。(Ex.Aさんが支援会員で年に一回指定の口座に振り込まれるとして、その入金を確認するのを忘れないように『入金確認』のタスクを入れる、など)

Aさんのページには、「未完了の活動」もしくは「完了した活動」として記載され、タスクEのページに移動すると…→タスクEの詳細な情報が載っています。

加えて、「タスクE」を行うのが担当者Gさんとします。担当者Gさんの持つ未完了のタスクを一覧表示することが可能なので、Gさんは、自分のタスク一覧を確認して作業すればよいということになります。(左枠下)

 

以上のように、情報を紐づけることで、細かい情報も記録しつつ、様々な情報を同一の場所で管理できるのが、CRMというわけです!

CRMを見れば、イベント参加していなかったスタッフも情報を把握することができたり進捗状況を共有して作業分担できたり

データを分析して活動に活かしていく、これができたらCRMの効果を最大限感じられるのではないでしょうか(^^)/

 

■システム導入に抵抗がある…

これまでCRMによってできる問題解決策をご紹介してきました。CRM便利そう!と思ってもらえれば幸いです。

ですが、そもそも…

  • ITツールの使用、PC作業自体に抵抗がある
  • 団体内に元エンジニアもいないし、設定方法がわからない
  • CRM構築のための費用は多くかけられない…

と、CRMのようなツールの導入に抵抗がある方もいるのではないでしょうか?

そんな方にお伝えしたいのが、Zoho CRMの強みです♪

Zoho CRMは、「シンプル」で「カスタマイズ性に優れる」点が強み!

インターンの私でも、カスタマイズが簡単にできてしまうんですよ:)

NPOは団体独自の要素が多くあるかと思いますので、ご自身の団体に合わせたCRMにカスタマイズしましょう!

実際のカスタマイズ画面↓

左側から追加したい項目をクリックし右側へ移動するだけで、追加できちゃいます!並べ替えするときも同じように自由に移動できます。

特別な知識やIT技術を持っていなくとも簡単ですよね♪

今回はページのカスタマイズのみご紹介しましたが、他にも感覚的な操作で使用できる機能が多くあるのがZoho CRMの特徴と言えます!

もっと知りたい方はこちらをCheck!→ダウンロード資料


いかがでしたでしょうか?

自身の団体では、こんなことあるけど…と課題を見直すきっかけに、そして願わくば、CRMを使用したら解決できるかも…と思ってもらえたら大変うれしく思います(^^♪

インターン中、NPOの方にヒアリングをして、アツい想いを持っている素敵な方々ばかりだと感じました。

時間や資金面で余裕がない、やりたいことを諦めざるを得ないといった現状があり、活動が限られてしまうことが残念だとも感じました。

そういった現状に対して、Zoho CRMが役に立てないだろうか…

この思いの元、今回の記事を作成しました。

「CRMって、なに?企業が使うものなの?じゃあ、縁がないね」と切り捨てずに、ぜひこんなツールもあるのだなと頭の片隅に入れてみてくださいね;)

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