こんにちは、インターンシップ生の櫻井です。
今回はなかなかシステム化としては着手しにくい「タスク管理」と「ファイル管理」２つの機能を紹介します！
①タスク管理
「今日、何からやろうかな？」「この仕事、急ぎだったのに飛ばしてた・・・」ということありませんか？
Zoho ピープルの「タスク」機能を使えば「忘れない」ということを可能にし「優先順位づけ」を意識して仕事することができちゃいます。
使い方は簡単です。
上記のように記録し、送信するだけです。
通知機能も付いており通知した日になるとメールでお知らせしてくれます。
優先度が高いものや期日が近いものだけを抽出することや、下記のように自分の好みで抽出条件をきめて保存しておくことも可能です。
(優先度・期限が近いもので抽出してみました)
つい優先度を気にして期限を忘れるということがなくなりなりますね！
タスクはチェックリスト化することができます。
１つの業務に対していくつかやることがある場合は一覧で確認出来て「やり忘れた」ということを減らしていけます！
このタスク機能自動化することも可能で、決まった条件で作動させることもできます。
今回は新しく社員が入った場合(Zoho ピープルに新しい社員が登録された時)を条件に作成しました。
定型業務は自動化して担当の方に通知することで”抜け”や”漏れ”を着実に減らすことができますね！
タスクはなかなか整理するのが難しいと思います。
Zoho ピープルであれば自動化や抽出を組み合わせて整理しいつでも簡単に確認できるようになればより仕事が効率的にできるのではないでしょうか？
②ファイル管理
会社には様々な資料があります。
しかし、それらの資料は様々なところで保管されていたりして欲しい時にどこにあるかわからないということがありませか？
Zoho ピープルではファイル管理も出来ます。
「会社ファイル」は従業員全員が閲覧でき、「人事ファイル」は一部の設定されているひとのみみが閲覧できる資料です。
また、これらのファイルは他のフォームで参照データとして表示させることができます。
例えば休暇申請の際に会社の休日を確認できるようなフォームにすることもがきます。
関連付けることで総務や人事に確認しに行く人が減り、その分は他の業務に専念できます。
欲しい情報がすぐに確認できないことで「無駄に時間がかかったな」と思うことを減らし、より充実した時間を過ごせるように出来ると理想ですね！
Zoho ピープルで タスク・ファイル管理をシステム化してみませんか？
タスク・ファイル管理「Zoho ピープル」
