Zoho Connectで安否確認システムを代用

日本は地震が多発する地域で、大地震が企業活動に与える影響は非常に大きいです。
地震による被害は、生産設備や在庫、備品等の物的損失だけでなく、従業員のけがや避難等による人的損失、また、活動の再開が遅れたために取引先が変更されるといった機会の損失など、様々な面に影響します。
震災を原因とした倒産も少なくありません。

BCP(事業継続計画)の策定

震災や噴火、洪水などの災害、テロや停電といったアクシデントが起きても被害を最小限に抑え、中核事業を中断させないための計画をBCP(事業継続計画)といいます。
BCPはISO22301という認証項目にもなっており、重要な取引要件になっていくのではないかともいわれています。
BCPの策定は企業の組織能力を高め、信用を得られるため、企業価値を高めます。

熊本地震の事例

内閣府が発表している企業の事業継続に関する熊本地震の影響調査報告書によると、2016年4月14日、16日に発生した熊本地震において、BCPの策定は有効に機能しました。
また、同調査報告書によると、「地震の際に有効であった取組について」という設問の「安否確認や相互連絡のための電子システム（含む災害用アプリ等）導入」という回答の割合は34.1%で3番目に多かった一方で、「今後取り組みたいこと」という設問では同回答の割合は42.6%で5番目に多いです。
両調査から、災害用アプリは有効だがまだ導入できていない企業も多かったが、震災を経験した企業は高い割合で導入したいと考えていると考えられます。

安否確認システムの重要性

有事発生時のコミュニケーション手順の用意はBCPで求められていることの一つであり、対応計画は安否確認から始まります。
従業員の安否を確認できないということは、被害の規模が確認できないことと同じです。
何人が復旧作業に当たれるのかわからなければ、復旧の具体的な計画は立てられず、また、取引先にも復旧の見通しを伝えられないことで不安を与えてしまいます。
そのため、有事発生時に従業員との連絡ができることは必要不可欠です。

Zoho Connectで代用

しかし、安否確認システムは万一の事態に備えたシステムのため費用対効果がわかりづらく、特に中小企業において、大きなコストになってしまいます。
そこで、通常時も社内のコミュニケーションを行え、様々な業務改善が期待できるサービスであるZoho Connectを安否確認システム代わりとしても使用することで、このコストを抑えることができます。
数人程度の組織ならばチャットでも状況把握が十分できますが、10人以上になってくると、チャットだけでは困難になってしまいます。
カスタムアプリという機能を使うことで、各自の状況をまとめて管理できるため便利です。

以下では、非常に簡単な安否確認システムのカスタムアプリ作成例を紹介します。

カスタムアプリの作成例

カスタムアプリのページを開き、最初から作成を選択します。

フォームの名前等を入力します。

作成画面では左の欄にある項目を真ん中にドラッグ＆ドロップすることで項目を追加していきます。

今回はこのように追加しました。

項目の名前や選択肢の項目などは右側の欄から設定できます。

たったこれだけで完成です。

まとめ

カスタムアプリは以上のように非常に簡単に作成できるため、ぜひ様々なアプリを作成してみてください。
また、Zoho Connectは、フィードやチャンネルといった機能で、従業員と相互に様々な連絡が可能だったり、マニュアルに災害対策マニュアルや対応マニュアルを置いておくことができたりと、安否確認だけでなくその後の復旧にも役立てることができます。
Zoho Connectで組織能力を向上させましょう。