テレワークに必要なもの

テレワークに必要なもの

離れた場所や自宅にいても働くことができるテレワークは、優秀な社員の確保やオフィスコストの削減、また、自然災害や感染症への対応が可能でBCP対策にもなる、などといった理由から、日本でも近年様々な企業が導入をしつつあります。
総務省の平成29年通信利用動向調査[1]によると、テレワークの効果について「非常に効果があった」または「ある程度効果があった」と回答した企業の割合は81.8%で「マイナスの効果であった」という回答は0.0%と、テレワークは効果的な取り組みであることがわかります。
しかし、同調査によるとテレワークを導入している企業の割合は13.9%、また、企業等に勤める15歳以上の個人のうち、テレワークを実施したことがあると答えた個人の割合は6.4%でした。
これは、日本政府が2003年のe-Japan戦略Ⅱ[2]で2010年までにテレワーカーが就業者人口の2割となることを目指していたことを考えると非常に低い割合といえます。
これに対し、高場・吉田[3]は日本におけるテレワークの導入を阻害する要因を次の5つに分類しています。

  1. 業務特性
  2. セキュリティ
  3. 風土醸成
  4. 労務管理・人事評価
  5. コミュニケーション

これらの問題は、Zohoが提供するグループウェアのZoho Connectを利用すれば解決できるかもしれません。

1. 業務特性

高場・吉田[3]によると、テレワークでは、突発的な仕事を任せることが難しいため、業務内容をあらかじめ切り分けて分配しておくなどの調整が必要です。
Zoho Connectのタスク機能を使うとこれを簡単に行うことができます。

このようにプロジェクトの実現に必要なことを細かいタスクに分け、一目でわかりやすいように管理できます。
タスクの中には、テレワークでも可能なものがあることでしょう。

また、一つ一つのタスクも期限や重要度、通知の有無、繰り返しなど細かな設定が可能で、さらにタスクに対してコメントをつけることで確認や議論を行うこともできます。

2. セキュリティ

テレワークの導入において様々な点でセキュリティ上のリスクを懸念する方も多いです。
セキュリティの基準は企業によって異なりますが、Zoho Connectはこの懸念を解消してくれるかもしれません。

Zoho Connectを提供するZoho Corp.は世界中でサービスを展開しており、セキュリティは最重要事項です。
Zohoサービスのセキュリティはこちらで確認できます。
また、セキュリティに関するお問い合わせフォームからセキュリティに関する個別の詳細な質問にお答えすることが可能です。
ぜひ、ご確認下さい。

3. 風土醸成

高場・吉田[3]によると、テレワークを利用することへのネガティブなイメージや遠慮が妨げになってしまうことがあります。
Zoho Connectはテレワーク専用のアプリケーションとしてだけではなく、通常の勤務でのコミュニケーションツール、グループウェアとして使うことができます。
まずは普段使いのグループウェアとして利用していくことで、実際のテレワークのイメージがつかめ、そのような遠慮は減っていくかもしれません。
漸進的、段階的な移行は、テレワークに限らずあらゆる制度において成功の秘訣です。

4. 労務管理・人事評価

日本では人事評価が成果だけでなく、能力(やる気やポテンシャル)のような主観的な評価も行われることが多いです。
離れた場所で勤務することになるテレワークではこの評価が難しいという懸念があります。
このような評価基準は再考する必要があるかもしれませんが、Zoho Connectならば、この問題にも応えることができます。
Zoho Connectは同じくZohoが提供するWriterSheetShowというオンライン版Word、Excel、PowerPointのようなサービスを無料で利用することができます。
共同編集が可能で、編集内容はリアルタイムで保存、反映され、さらにバージョン履歴も自動的に作成されていくため、後からでも様子が確認できます。
また、労務管理についてもCliqで開始時や休憩時、終了時に報告をしたり、Zoho Connectで日報を書いてもらうなどでも管理可能です。

5. コミュニケーション

離れたところで勤務していると、例えコミュニケーションインフラがあっても、コミュニケーションが疎かになってしまうことがあります。
しかし、Zoho Connectは”Connect”がコンセプトのツールであるため、その心配は少ないでしょう。
Zoho Connectはチャットだけでなくタスクや予定、マニュアル、フォーラム、ファイルなどほとんどすべての機能のあらゆるところでコミュニケーションを行うことができます。
そのため、思いついたときにすぐ共有することができます。
さらに、検索機能や自分のフィードの一覧、新着一覧などから知りたい情報へ簡単にアクセスすることができます。
また、テキストでのやり取りだけでなく、音声通話やビデオ通話もZoho Connectで行うことができます。
元々コミュニケーションを目的としたツールなため、コミュニケーションをサポートする機能は大変充実しています。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
もし以上のような使い方では不十分ならば、Zohoが提供する40以上のサービスでそれを解消することができるかもしれません。
こちらもぜひご確認ください。

 

 

[1]総務省:「平成29年通信利用動向調査」(2018/08/06閲覧)
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/180525_1.pdf
[2]IT戦略本部:「e-Japan戦略Ⅱ」pp.20
https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/kettei/030702ejapan.pdf
[3]高場希恵・吉田知加:「日本企業におけるテレワーク導入に関する考察」,情報知識学会誌 Vol.27 No.2,pp.175-182,2017
https://www.jstage.jst.go.jp/article/jsik/27/2/27_2017_020/_pdf/-char/ja  

PAGE TOP