インターン生のZoho CRMつまずき日記!~複製機能と関連付け編~

こんにちは。
Zohoインターン生の益子です。
今回で2回目の更新となります。

Zohoさんでのインターンが始まって早二週間。。。
CRMを使えば使うほど疑問点やつまずきがでてきてしまい、
なかなか苦労しています(汗)
つまずき点はたくさんあるのですが、
その中から、理解できるとなるほど!便利!と思える
「データの複製機能の役割」「関連付け」について
お話したいと思います。

 

1 データの複製機能の役割

取引先や連絡先に顧客情報を登録するときは、
新しい見込み客で登録することができるほか、
「複製」という機能を活用して、
登録することもできます。
文字通り同じ情報を何個もデータとして保存することができるのですが、
なぜ、
同じ情報を同じタブ内に何個も作る(=複製する)機能があるのでしょうか。

私には、その理由がさっぱり分かりませんでした。

そこで、Zohoジャパンの社員の方に
この疑問を投げかけてみると、以下のような返答をいただけました。

「複製機能の主な役割は、
同じデータを繰り返し入力するのを避けるためです。

たとえば、取引先の企業の中で何人も連絡先を登録したいとき、
住所などの基本情報は変わらないため、
複製をして名前を変更する作業を行うだけで、
何人も登録することができます。

名前以外の入力作業の手間が省けるだけでなく、
入力ミスを削減できたりします。
また、複製されるのは住所などの基本情報のみで、
詳細情報やその他の情報は複製されないため、
個人の詳細情報をすぐ追加ですることができます。」

とのことでした。
複製は効率よく少しだけ異なる同じ情報を追加できる便利な機能だったのです。
複製機能も少し使い方を考えるだけで、
入力の手間が省けるなんてとても便利だと思いませんか?

 

2 関連付け

「関連付け」とは、分かりやすく言い換えると
データ同士の繋がりみたいなものです。
取引先の項目内容に連絡先の情報
連絡先の項目内容に取引先の情報を互いに登録することができます。
このことを導入ガイドやCRMのヘルプページでは、
「関連付け」と呼ばれています。

例として、株式会社○○ジャパンの鈴木太郎という人を
顧客に持っているとして、
企業の情報を取引先タブに登録するとします。
登録をする際に、
項目にある連絡先に鈴木太郎を登録すると、
連絡先タブに鈴木太郎が登録されるだけでなく、
取引先と連絡先の鈴木太郎との関連付けが完了しているのです。

この関連付けができることにより、
連絡先情報を見ているときでも、
この人はどこの企業の人なのかなどをすぐに特定することが可能であったり、
やりとりした結果を表やグラフにするときにとても役立ちます。

いかがでしたでしょうか。
関連付けに関しては、
何度も周りの方に尋ねてしまうほど理解し
実践するのが難しい内容でした。。。

次回は、既存のExcelをインポートする際につまずいた点を
掲載しようと思っています。

 

 

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