インターン生のZoho CRMつまずき日記!~覚えると便利なインポート編~

今日で3回目の更新となります
Zohoインターン生の益子です。

今回は、私が大変理解に苦しんだ
インポートしたデータの自動割り当ての方法と、
インポートする際のExcelの行や列の関係性について
書いていきたいと思います。

1 インポートしたデータの自動振り分け

データのインポートを行うのはAさんだけど、
顧客の担当はBさんとCさんに分けたい!
だけど、インポート後編集で担当者を割り振るのは面倒・・・
こんな時、自動で自分の思うように担当者を振り分ける方法が2つがあります!

1つ目は、インポートするデータ内(エクセルの表など)に
割り当てたいユーザー(その顧客を担当させたい従業員)のアドレスを
インポートするデータ内に記入しておく方法です。
仮にBさんのメールアドレスをBのアドレス、
CさんのメールアドレスをCのアドレスとします。
メールアドレスは、インポートを行う前に記入しておきます。

キャプチャ

この作業によりCRM内に登録されているメールアドレスと関連付けされ、
自動的に担当者が振り分けられます。

2つ目は、「割り当てルール」を設定して自動振り分けを行う方法です
CRM画面の右上にある設定から自動化というページに進むと
「割り当てルール」というところがあります。
ここで条件を設定しても、担当者を割り当てることができます。

なぜこのような作業をしなければならないのかというと、
データのインポートは、全てインポートを行った人の割り当て(顧客の担当者)になってしまうからなのです・・・。

私は、アドレスをデータに記入するという意味が分からず、
インポートを行っては担当者が自分にしかならない
というに無駄なインポートをたくさんしてしまいました・・・


2 インポートする際のExcelの行や列の関係性

エクセル等のデータからインポートする際
インポートするデータの最初の行は、
データではなく項目名が入っていないといけません。

加えて、列で管理されていても列の1行目が空白だと
項目名のところが空白と扱われてしまい、
インポートしたときどこにデータがあるのかわからなくなってしまいます。
(失敗例)
キャプチc
(成功例)
キャプチ;ャ

このように、ちょっと手を加えたり既存のデータを手直しするだけで
失敗しないインポートになります!
次回は、Webフォームについて(これまた難しかった・・・)
つまずいた点とともにやり方を掲載したいと思います。

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