インターン生のZoho CRMつまずき日記!~ワークフロールールとは!?~

こんにちは。
インターン生の益子です。
早いもので、5回目のブログ更新となります。

今回は、「ワークフロールールと割り当てルールの違い」について
書いていこうと思います。

割り当てルールは、以前インポート記事のところで紹介した機能で、
インポートを行う顧客データに担当者のアドレスを記入しておくと、
自動で担当者を振り分けることができる機能のことです。

割り当てルール
このほかに、設定から自動化というページに進むと「ワークフロールール」という機能があります。

ワークフロー

ワークフロールールは、なにか(タスクやWeb通知など)に関連付けをしないと、
作業を自動化することができない機能です。

たとえば、見込み客のデータが新たに追加されたとき、
メールを送ってアプローチをしたい!とします。
そのような時、新しい見込み客が追加されるたびにメールを作成して
手動で送信するのは手間がかかりますし、
送り忘れたというようなミスも発生する可能性もあります。
このように、ある特定の作業が行われたときに行いたいアクションを
自動でできるように設定できるのが、ワークフロールールなのです。
メールの自動送信だけでなく、指定の担当者にタスクを与えることもできます。
特定項目の更新というアクションでは、割り当ての更新もすることができます。

では、この特定項目の更新で割り当てを設定する場合と
割り当てルールはなにが違うのでしょうか。

わざわざ割り当てルールを編集しなくでも、
ワークフロールールで設定を行えば割り当て作業はもちろんのこと
自動化の設定が一箇所で行えるのでは?
では、なぜ、割り当てのみに特化した機能があるのだろうか・・・?
と私は思っていました。

基本的に割り当てルールは、
データをインポートする際の振り分け作業に特化した機能なので、
タスクの自動追加などの設定はできません。

逆に、このワークフロー機能、特定項目の更新で割り当てを設定し、
インポートを行っても割り当てが行われないのです。
これは、元からインポート時にワークフロールールが起動しないような設定に
なっているからだそうです。。

なので、インポート時に割り当てを行うなら、割り当てルール
タスクを追加したりメールを送る作業を自動化したいならワークフロー機能を、
活用しなければならないということが分かりました。

お互いにうまく起動するようにつくられているのですね。

 

いかがでしたでしょうか。

最近ではCRMの操作もだいぶ慣れてきましたが、
まだまだつまずくことはたくさんあるので、
今後もブログを更新していきたいと思います!

PAGE TOP